美国联邦政府的机关事务管理体制（海外掠影）

美国联邦政府的机关事务管理体制

国务院机关事务管理局赴美机关事务工作考察团考察报告之二

　三、总务署的联邦采购与供应服务总务署通过所属的联邦供应服务中心为联邦政府提供采购与供应服务。联邦供应服务中心为联邦政府各部门提供的服务主要分为四部分:供应和采购,车辆购买和租赁服务,旅行和运输,动产管理。它充分发挥了联邦政府的巨大购买潜力,为各联邦机构提供优质产品和高效服务,减少联邦政府在动产购买和管理上的投入。1999年雇员3425人。

(一)政府采购和供应服务联邦供应服务中心提供联邦政府机构工作运转所需的各种用品,从家具、办公室设备到电脑、实验室设备,应有尽有。近年服务和技术供应合同大幅度增加。

  1.采购合同服务。因为信息技术和服务大为扩展,政府采购业务迅速增长。通过改进,政府采购目录可以使客户简便订货,使卖主能随时向客户介绍新产品和新服务,并保证2500美元以下的订货接受政府智能付帐卡方式付费。另外通过浏览网上的政府采购数据库,客户可对政府采购目录所列产品和服务自行考察。

 2.库存和特别订货项目。近年来特别订货项目如家具和电器的销售额有所上升,而库存项目销售额下降了,主要原因是政府机构精简对库存商品需求数量减少和联邦采购人员使用购物卡可直接从商家购买。

 3.电子购物。联邦供应服务中心开设的“总务署特惠网”为联邦客户提供网上购物服务,联邦客户只要一敲键盘就能得到供货,然后用总务署智能付费汇帐卡或传统方式付费。1999财年(注:美国的财年为10月1日至第二年9月30日)提供了80万种在线产品,比上年多20万种,政府采购目录中23%的货物可通过总务署特惠网得到发包,2000财年可达到50%。

 4.记帐卡项目。总务署于1983年首先引入记帐卡,作为联邦雇员支付旅行费用的一种安全而方便的手段。这种记帐卡实行个人记帐,大大减少了因公旅行引起的行政管理费用,并为机关监控旅费开支提供了可靠信息。后来又推出两种记帐卡,一种用于联邦购物,另一种用于燃油购买及其他车辆费用。1999财年,总务署推出了智能付帐卡。智能卡项目并非是每个承包商单立一张卡,而是进行组合,可以将旅行、购物、车辆等服务集中在一张卡上,也可以每项服务单用一张卡。每种方式都节省了时间和费用,大约有51.5万名联邦雇员持有该卡,他们持卡走进定点商店,自动享受折扣优惠。1999财年,使用智能卡为政府节约了约10亿美元行政经费。

 (二)车辆购买和租赁服务总务署为各联邦机构提供车辆购买和租赁服务。联邦机构可以通过总务署购车自用,也可以租用总务署联邦供应服务中心管理的联合车队的车辆。由于购车自用管理成本较高,越来越多的联邦机构从总务署车队租车。总务署车队1999年拥有167,000辆车,占政府公车(不包括军事用车和邮政服务用车)总数44%,这些车辆由有关地区办分别管理经营。1999财年,联邦供应服务中心共采购汽车57,000辆,价格远比市场价优惠,其中36,500辆为总务署联合车队采购,转租给了75家联邦机构。总务署车队规模不断扩大,1999财年又购并了其他机构7,100辆车,使这些机构节约交通费6800万美元;其全方位车辆租赁服务能提供优惠价格,能及时更新车辆,能应客户需求提供特殊用车服务,还有一批替代燃料车供选用。它的维修控制中心向全国范围的联邦客户提供车辆维护和修理服务。联邦供应服务中心将车辆种类、品牌、型号、价格等信息显示在车辆购买和租赁服务网站上,客户可以浏览联邦车辆标准及他们所订车辆状况、每月里程记录,还有车辆存货信息。

  (三)旅行和运输服务近年来,联邦政府旅行和运输的预算总额每年约为180亿美元。联邦供应服务中心旅行和运输业务部充分利用这一巨大市场优势,为联邦客户议定优惠价格,节省了大笔开支。旅行服务包括机票和住宿折扣、旅行代理服务和旅行记帐卡付费等项目,为联邦雇员的公务旅行提供了安全、卫生、便利的服务。运输服务包括订立包裹运输大额合同、货物和日常用品运费折扣协议。

 1.城市搭档项目。合同航线城市搭档项目为联邦雇员公务旅行提供了低于二等舱机票68%的折扣,且无需提前订票,无需因更改而受罚。1999财年,城市搭档合同总额为12亿美元,14条航线打折使政府共节约25亿美元。

 2.小包裹速递。联邦供应服务中心与联邦速递局签订了小包裹速递合同,1999财年,联邦承运人以低于市场45%的价格发运了2100万个小包裹,“隔夜递到”和“第二天递到”的包裹速递优惠价格为联邦政府节约了近1亿美元。

 3.运输审计。联邦供应服务中心对联邦货运和运输单据进行审计,以便追讨或避免多收费用。1999财年,付款前审计降低的运输成本为300万美元,付款后审计则追回了多收帐款1,700多万美元。(四)动产管理服务联邦供应服务中心拥有联邦动产的资产管理职能,负责安排闲置动产在联邦机构间的再分配,向合乎条件的州政府、地方政府或非盈利性组织捐赠富余动产,以及将富余动产向公众出售。1999财年,利用总务署网上的联邦动产处置系统,通过对富余动产的重新利用和捐赠,联邦政府节省了约19亿美元的开支。

 四、总务署的联邦技术服务总务署通过所属的联邦技术服务中心为联邦机构提供各种技术服务。联邦技术服务中心为联邦政府各部门及其他授权实体,提供市话和长途电信服务、信息技术和信息安全保障服务。1999年雇员1254人。联邦技术服务中心的业务分为网络服务和信息技术服务两部分,两类业务有大量交叉。

 (一)网络服务网络服务是指为客户提供的端到端的电信服务,包括为政府雇员提供的当地市话、长话服务,为政府部门提供的先进电信产品和服务,以及一些特殊信息传送服务。网络服务业务几乎全都是采用大额合同发包和合同管理的方式,让承包商向联邦客户直接提供服务。1.长途电信服务。联邦技术服务中心与Sprint和MCI全球通公司签订了为期8年预计总值将达50亿美元的FTS2001合同。从2000年起为联邦客户提供低成本、最新工艺的声音、数据、图象一体化的长途电信服务。联邦政府的长途话费已从1988财年的全国平均每分钟27美分降至1999年的每分钟5美分;FTS2001合同生效后,长话费减至每分钟4美分,在合同结束前还将逐步降至每分钟不足1美分。

 2.地方电信服务。就是为联邦客户提供当地声音和数据电信服务。联邦技术服务中心在400多个地方电信系统中提供转换服务,纳入了现代电信系统的所有功能特色;电话线的月租费由上年的21.01美元降至1999年的19.74美元,下降了6%,连续五年下降。

 3.国际长途、无线通信和电线电缆等技术服务。总务署和国防部共同管理着国际长途直拨(ID3)服务合同,在280个国家和地区提供通话服务,价格低于可比商业价格约35%。联邦技术服务中心通过联邦无线电信服务合同,在全国范围内为联邦客户提供无线通话和数据交换电讯服务及设备,包括无线移动电话和寻呼机。此外它还提供通讯卫星的利用,电线电缆的维护和升级,电信规划、设计安装和管理等多种服务。

 4.电子传发信息和其他特种服务。包括所提供的互联网使用便利及其他服务,为出差的联邦雇员提供飞机上的通话、数据和传真电信服务,在联邦政府内部为正常人与聋哑人之间提供通讯交流的中介服务等。

　　(二)信息技术服务联邦技术服务中心的信息技术业务部所提供的服务是帮助联邦机构在安全环境下购买、管理、使用自动化数据处理资源。共设有5个全国性和11个地区性客户支持中心,还有4个方案开发中心。1999财年信息技术业务部建立了一个网上电子商务系统—信息技术方案商店,使购买程序全部自动化,客户可以在任何时间、地点在互联网上订购、发包或跟踪任何信息技术产品或服务。信息技术服务1999财年创收31亿美元,比上年增长28%。

　　五、总务署的政府政策服务总务署根据全国绩效考评委员会的建议,将制定政策的职能与服务和营运职能分开,于1995年成立了政府政策办公室,负责统一制定联邦政府机关事务工作的政策法规,包括购买、动产、不动产、电子商务、信息技术、邮件、飞机、机动车辆、运输、旅行等十几个领域。政府政策办公室的工作目标是建立和维护联邦政府有关机关事务政策的管理和服务系统,寻找最佳工作方法,提供教育和培训。1999年雇员290人。其主要职能如下:

  (一)与有关部门、单位合作,制定和修订有关政策法规政府政策办公室与其它联邦机构、州政府、地方政府、私营企业和其他实体广泛合作,研究制订适用于各部门的联邦政府机关事务政策法规。近年来所做的主要工作,一是作为14个机构组成的公务员购买理事会的主席,与国防部和国家航空航天局合作,修改并发布了《联邦采购条例》,作为联邦采购立法的实施细则。二是参与领导一个电子商务程序办公室,负责协议、监控和汇报联邦政府内电子商务的发展,主持制定电子商务政策框架,推广经验。三是制订不动产和动产政策,不断提高资产管理水平。如1999财年,组织起草了《联邦资产和行政管理服务法》修正案,起草了旨在把一机构的房地产战略安排和它的职能战略目标相结合的《一体化工作场所》报告,进行了战略仓储专题研究等。四是负责制定联邦差旅政策,1988年制定发布了《联邦旅行条例》。五是与有关机构合作,为管理联邦车队和飞机制定了绩效标准和目标,还为各种形式的货物运输制定政策。六是作为美国政府间顾问委员会主席单位,就政府间问题的趋势、前景、革新等问题发布信息,协调提出解决方案。

  (二)建立共享系统,开发和维护联邦政府的所有计算机系统和数据库1999财年所做的工作,一是在不动产管理基础信息方面,安装了一套存货系统软件,并向25个联邦机构提供培训和技术支持,该系统能及时便利地提供25%的政府产权所有和租用财产的租赁、施工、改造和资产管理信息。二是编纂了57家联邦部门、单位及其他团体的1400个支持项目的有关信息目录,包括1999财年中的67.5万次会议和130万项研究。三是负责主持联邦购买数据中心,该中心汇集了1999财年单价在25000美元以上的2000万个联邦合同履约活动的详细情况。四是建立购买改革网站,这是总务署购买手段和信息的网上中枢,从这里可以进入《联邦购买条例》、《每日商务》、《联邦购买范围外团体名单和非购买项目》,还有《总务署特惠网》等网上目录商店。

  (三)开展职业培训,提高员工素质政府政策办公室负责联邦雇员的培训工作,保证政府能拥有训练有素的员工队伍,并为其提供专业化发展的机会。所属的联邦采购协会为从事政府采购的员工设立并倡导了职业管理项目,1999财年,该协会创立了网上大学,培训了约2000余名员工,并与学术和职业教育组织合作,建立了为公共和私营部门采购人员提供网上教育的培训机构。政府政策办公室与29个大学结成伙伴,为政府信息技术经理提供信息资源管理教育,还与信息主管理事会合作,开发专业化培训新项目。

  (四)提供法规信息服务政府政策办公室的法规信息服务中心负责编写和发布关于联邦法规制订活动的信息。它最重要的出版物是《联邦法规活动日程和权限下放一览》,它提供关于联邦机构法规制定活动的综合信息,包括法规制订计划,还详细描述了各机构在法规制定上的权限和职责。法规信息服务中心拥有一个法规信息来源的综合网站,连接了联邦、州、地方法规和各种信息来源,并包括了立法所用的研究手段和数据库、联邦机构主页,近期行政管理和预算局完成和即将制订的法规。322001年　第6期　《中国机关后勤》