江阴市机关后勤改革带来新气象

江阴市机关后勤改革带来新气象

江阴市机关事务管理局局长　丁宝祥

　　江苏省江阴市机关事务管理局承担了市委市政府等五大领导班子、47个委办局、51个事业单位、1650名机关工作人员的后勤保障任务;还负责6.5万平方米办公用房、12万平方米机关职工宿舍房以及占地240余亩江阴市最大广场的管理服务工作。随着社会主义市场经济的发展和机关后勤体制改革的深入,我们坚持为机关、为职工服务的宗旨,积极探索、大胆实践、勇于创新,逐步使机关后勤管理体制和运行机制适应服务社会化、管理科学化的需要,走出一条与江阴市社会经济同步发展的机关后勤保障新路子。

    一、由封闭式的自我服务转变为开放式的社会化服务

    服务社会化是机关后勤改革的方向,是计划经济走向市场经济的必然,随着改革开放的深入,市场经济的逐步建立,机关后勤封闭的服务模式严重制约了后勤事业的发展,只有引入社会竞争机制,走社会化服务之路,机关后勤才能摆脱困境,步入良性的发展轨道。

    1993年,新建的机关生活服务楼投入使用,我们在市领导的支持下,将机关浴室、食堂通过招聘,整体承包给社会人员经营管理。不到一年的时间,机关浴室和食堂不仅服务质量上去了,而且还获得可观的经济收入。特别是浴室,结束了财政每年补贴的历史,第一年就创利10万元,现在已发展到600多个铺位,高、中、低不同档次一应俱全,成为后勤的主要服务项目。为充分发挥社会化服务的效益,我们积极主动抢抓机遇,不断扩展社会化服务的范围。1998年7月机关新建办公大楼投入使用,在这之前,我们先后组织去上海、青岛、杭州、海南、深圳等发达地区考察学习后勤工作,博采众家之长,结合自身实际,反复论证,不断完善办公大楼管理方案。特别对一些服务项目的费用核算、合同条款的签订都进行了细致的测算和反复的探讨,方案修改达20多次,市领导十分重视,先后5次听取汇报,提出了要求和意见,最后由市委常委会拍板定案。我们按照社会化服务的方案,在1998年机关大院搬迁时,把餐饮、会务、保洁、文印、收发、变配电值班等11个后勤服务项目全部由社会专业单位承包服务,今年又扩大到18个服务项目,将新建的机关阅览室聘请新华书店承包服务,实施了全方位的社会化服务模式。社会化服务运行三年,取得了明显成效:一是节省了经费。按传统的自我服务模式,大楼服务需招聘近200名服务人员,仅人头费用一年需要350万元左右;现在,后勤没有增加一个编制,全年支付劳务费仅104万元,各部门接待费、会议费、文印费等均比以前有了较大幅度的下降,其中文印费用支出节约了40%。二是提高了服务质量。所有承包服务项目的质量均比以前有明显提高,通过民意测验,机关人员对后勤服务的满意率达95%以上。市长王伟成在工作报告中充分肯定了机关大楼社会化服务的成绩。

    二、由传统的行政管理转变为建立经济核算的企业化管理

    传统的行政管理不可避免地导致后勤服务成本意识薄弱,吃大锅饭思想严重,服务质量难以提高的弊端,随着市场经济体制的日益完善,必须建立与之相适应的后勤运行保障机制。我们推广机关浴室、餐厅等服务单位的成功做法,与机关各部门建立了办公用房、会议室使用的经济核算关系。即根据不同的办公条件和提供的服务内容,按照办公用房的面积收取物业管理费用。费用标准与财政局共同核定,物业管理处收缴。机关物业管理费分两类,一是各部门,办公用房按年度计算,使用面积325元/平方米,建筑面积96元/平方米;会议室按座位、使用时间收取服务费;二是机关事业中心按建筑面积48元/平方米一年的标准收取。各部门按原经费渠道支付费。实践证明,经济核算的企业化管理为办公大楼高质量服务、低成本运行提供了保证。一是促进了观念的更新。打破了长期以来党政机关办公用房使用吃大锅饭的现象,形成了多用房就要多出钱的意识,出现了有些部门主动提出少分办公用房的现象。二是提高了服务质量。建立经济核算之后,对服务单位提出更高的工作标准,如果服务质量达不到标准,部门就会拒付或少付物业管理费,这就促使我们千方百计提高服务质量:一方面经常召开各部门座谈会、发放意见征集表,以多种形式征询意见和建议;另一方面组织承包服务单位每周召开服务质量分析会,及时反馈信息,针对问题,落实整改,确保服务质量。三是节约了行政经费。经济核算增强了我们的成本核算意识,为了掌握新大楼的水电消耗情况,我们坚持了值班员每小时抄表制,对各个部位每小时能源耗费情况了如指掌,解决了“跑、冒、漏、滴”的现象。使物业管理经费比年初预算降低了20%。我们把经济核算管理办法移植到机关公用车的管理上,也产生了良好的效果。今年成立了机关出租车队,重点保障无车部门,根据用车时间、行车里程及车型等确定收费标准,既解决了无车部门用车困难的矛盾,又节约了财政开支。

    三、由分散管理转变为集中式管理

    过去,不少部门分散在机关大院外办公,独门独户、各自为政。但“麻雀虽小,五脏俱全”,人、财、物浪费现象严重。1998年,48个行政部门和51个事业单位分别集中在机关大楼和行政事业中心办公,我们抓住机遇,克服重重困难,积极推进集中统一的管理模式。

    经过改革,整个后勤服务项目除车辆、财务管理外,其余项目均实施了集中统一管理。重点是对办公桌椅的配备、会议室管理、文印保障等加大了集中管理力度:机关大楼各部门办公桌椅的分配,新的由我们按标准统一配备,旧的统一调配,以后新增人员的办公桌椅也必须按照规定式样和规格购买。三年来,基本杜绝了自定标准配备办公桌椅的现象。设立机关统一管理的文印中心,取消各部门打字室,管理局在机关大楼、行政事业中心分别设立三个点,负责各部门的文字打印;部门没有专用会议室,如有会务需要,都由我们统一调度安排;新建的资料用房即将交付使用,我们对部门的资料也将实施统一集中管理。实施集中的统一管理使后勤服务水平有了新的提高:一是有利于提高设备设施的利用率。如果会议室分到各部门管理使用,必然造成忙闲不均,集中管理有效地解决了这一矛盾。二是有利于提高工作效率。如:文印中心的工作人员公开招聘,择优录取,全部经过系统培训,加上现代化的设备,使十几个人干过去几十个人的活游刃有余。三是有利于实现设备的现代化。分散式的服务保障方式不可能使每个部门都去购买高档的办公设备,实行集中统一,才有条件改善办公条件。如:文印中心今年投资14万元,添置了一台东芝5540型号的复印机,在材料复印的同时可实现自动分页;我们又拟引进日本一台集打印、复印、传真于一体的多功能数码复印机,有效地提高工作效率。

    四、由单一的服务场所转变为多功能、全方位的服务场所

    服务场所是后勤提供服务保障的重要基地,很大程度上体现了后勤服务的质量与水平,过去受计划经济体制的限制,后勤服务被动封闭,服务场所功能单一,随着时代的发展,人们对后勤服务的要求不断提高,促使我们立足高起点,不断完善服务设施,充实服务内容,服务场所向多功能、全方位转变。

    一、办公大楼服务多功能。充分发挥现代化办公大楼的服务功能是我们机关后勤管理的职责所在,大楼建造时不可能设计得完美无缺,其功能的发挥有待于我们在管理服务上下功夫。在保障正常办公和一般会议的前提下,我们千方百计在提高重要会务接待、餐饮保障能力,绿化美化环境上求突破。我们先后解决了贵宾厅的空调噪音问题,完善了贵宾厅的服务设备,改造了西式餐厅和机关干部自助餐设施安装了电子显示屏幕和反映江阴全貌的灯箱广告画,在广场上放养了鸽子,安装了礼花灯,种植了名贵大树。目前办公大楼已成为集办公、会议、接待、参观于一体的多功能服务场所。王伟成市长高度评价说:“机关大楼的功能、作用已远远超过了我们的设计要求。”去年大楼共承接各类会议3027次,接待了全国卫生城市、文明城市、环保模范城市及全国优秀旅游城市等多批大型检查团体,接待外宾78批,县以上党政代表团体251批。2000年9月28日,江阴长江公路大桥通车剪彩,我们在机关大楼广场前设了中心观礼台,成功举办了10万人观看、盛况空前的焰火盛会。

    二是餐饮服务多功能。“民以食为天”,过去,机关食堂仅仅满足于保障机关人员的工作用餐;现在,机关餐厅设有快餐厅、便宴厅、中西式餐厅,在提高饭菜质量的基础上,形成了快餐、便餐、宴会餐、自助餐、中式餐、西式餐等服务新格局。去年1-5月份,共接待客人827批、87988人,其中外宾160批,满足了不同层次客人的就餐需要,成为名符其实的多功能餐厅。

    三是浴室服务多功能。过去,机关浴室铺位少、服务项目单调,机关人员意见很大。从1993年起,我们对机关浴室多次进行改造扩建,现在,拥有三家浴室,600多张铺位。服务内容有擦皮鞋、修脚、擦背、刮胡等十多项。由于浴室服务功能齐全,提高了社会竞争力,现已成为江阴客流量最大、浴种最多、服务项目最全、效益最好的品牌浴室。

    四是幼教服务多功能。1995年前,机关幼儿园还是一所师资力量薄弱、课程设置单一的托儿所。1995年后,我们改造幼儿园的设施设备,加强幼师的选调和培训,增加特色教育项目,建立了我市唯一的“机关少儿科技文化活动中心”,获得了开设特色教育课程的资格。1997年我们幼儿园与上海音乐幼儿园缔结姐妹园,在特色教育上走出了创名牌的新路子,培养了我市第一位影视剧小演员,幼儿园的书画作品在日本参展并获奖,并多次在全市性幼儿棋类比赛中夺冠。1998年与上海音乐学院合作,设立了无锡地区第一家音乐定级考试机构,形成了幼儿园、科技文化中心和音乐考级点于一体的功能齐全的机构设置。在课程设置上,立足特色教育,开设了民族乐器、棋类、电脑、钢琴、美术、舞蹈、书法等课程。1999年底幼儿园跨入了省示范性实验幼儿园的行列。

    五、机关后勤由引进服务转变到用自己管理和技术优势向社会开拓服务市场

    在机关后勤服务社会化的过程中,我们江阳市机关后勤形成了管理和技术的优势,向社会输出管理和技术成为机关后勤社会化过程中顺理成章的事。幼儿园早就开始向企业的幼儿园输出管理,通过派出管理人员和骨干教师,办成机关幼儿园的分园,将品牌效应同时移植。文明广场的养鸽技术也引起了不少地方的兴趣,江苏省重点中学祝塘中学引进了200只广场鸽及饲养技术。这两年,管理局的浴室的管理和技术向周边地区辐射。由于过硬的管理和技术水平,今年物业管理处的设备部在引人注目的大桥公园第一期110万元的工程中,以良好的社会信誉成功中际。目前,全市所有的消防安全规范都是以大楼物业管理的消防标准为依据。物业管理成果引起全国同行关注,每周有外省市的同行来考察。今年机关物业管理顺利通过了ISO9001·2000质量标准认证,物业管理处还向市科委申报了三个科研项目:一是市政大厦物业管理系统软件开发;二是江阴市文明广场亮化工程远程控制;三是市政大厦组合空调降噪设计。随着这些科研项目的成功,将使我们的物业管理水平更提高一步。