建立机关后勤管理内部控制制度（工作研究）

建立机关后勤管理内部控制制度

●梁　飞

　　所谓内部控制制度是单位内部各职能部门、各有关工作人员之间,在处理经济业务过程中相互联系,相互制约的一种管理手段。

    根据机关后勤管理的特点和具体要求,结合内部控制的相关理论,可把机关后勤管理中内部控制的内容归纳为以下几个方面:

    一、组织结构控制。机关后勤部门应按照精简、统一、效能的原则以及决策、执行、监督相协调的要求,构建起结构合理、配置科学、程序严密,既能相互制衡、又能防止权责脱节的组织形式。这一组织形式中的监督协调,相互制衡,体现了组织结构控制的要求,具体的有三个方面的内容:(一)保证日常监督活动的实现,促使单位的每个部门及其人员重视在其所控制范围内建立和保持适当的内部控制措施,并按控制制度要求忠实地履行有关职责,使整个单位中各部门能从健全的内部控制中获得效益;(二)建立内部控制组织程序,确立各控制部门与一般业务部门之间的基本关系,并按照这种组织关系进行控制活动;(三)在内部控制组织过程中,应建立相应的控制指标、考核业务程序、作业程序,提出建议并帮助各部门负责人履行其所应负的内部控制责任。

    总体上在任何机构之间,在授权支出、批准合同和发出购买的指令、确认收到的商品和服务、履行支付等方面都必须有明确的职责分工。其中,一些职责可以由同一人或同一部门担负。但是,在大多数情况下,同一人或同一部门不应既负责支付、又负责其他活动或控制支出。这种安排实际就是内部控制原则的体现。

    二、会计控制。会计主要是对单位的经济活动进行核算和监督,后勤管理活动大量的是经济活动,且各种经济业务都与会计存在着密切的联系。要解决当前内部控制弱化的问题,必须认识到在单位完善内部控制体系的过程中,会计控制是基础。会计控制应做到:(一)会计记录必须要有足够而合理的程序,包括对收付事项进行系统的登记,足够的安全系统以及与银行账目的核对系统等;(二)所有的支出与收入事项都应该按照相同的方法登记到相应的账户中;(三)按照经济种类和职能作用对支出进行一般划分;(四)会计记录必须明晰,文件程序必须完备;(五)会计报表的编制必须规范;(六)跟踪支出周期(立项,审批和支付)每个阶段的拨款使用情况等。

    三、货币资金控制。货币资金是流动性最强、控制风险最高的资产,大多数贪污、挪用公款等违法乱纪行为都与货币资金有关,因此,必须加强对货币资金的管理和控制。货币资金控制的目标有四个:

    (一)安全性。货币资金安全性控制的范围包括:现金、银行存款、其他货币资金,由于应收、应付票据的变现能力较强,也应将其纳入货币资金控制范围内。货币资金安全性控制可通过以下几个方面来实现:①账实盘点控制;②库存限额控制;③实物隔离控制;④岗位分离控制。

    (二)完整性。货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收,具体地说,是单位特定会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。可通过以下几方面来实现:①发票、收据控制;②银行对账单控制;③业务量控制;④往来账核对控制。

    (三)合法性。货币资金合法性控制针对的是货币资金收入与支付。合法性控制一般都采用加大监督检查力度的方法来实现。(四)效益性。货币资金的效益性,就是要使相关审批手续规范化、制度化、以减少某些不必要的支出,确保货币资金的使用效益。

    四、采购控制。机关后勤部门,承担大量的政府采购任务,作为购买者,其主要目标是能够在竞争性的价格上获得优质商品和服务。采购控制应包括以下基本内容:(一)采购的标准及相关制度应规定清楚,并公布于众;(二)采购过程应接受公众监督,采购结果应公布于众,竞争方的名称,投标价格,中标者的价格也应该公开;(三)契约签定和整个采购程序应接受立法机关和审计部门监督;(四)应保存书面(计算机)记录,便于公众查询;(五)工作人员的公务职责与个人利益不应有牵涉。　(作者单位:福建省南平市政府机关事务管理局)