严把“五关”精心做好政府采购工作

●陈若玲

2006 年，海南省直机关事务管理局先后承担了省委新办公楼办公家具和省人大会议中心会议桌椅采购工作。面对新的工作任务，局党组高度重视，把它当作省领导检验局领导班子工作能力和党风廉政建设的大事来抓。通过规范操作，严把 “五关”，高标准地完成了采购工作任务，并顺利通过省委各部委办和省人大办公厅的验收，受到省有关领导和相关部门负责人的好评。 

一、严把供应商资质关。资质过硬的供应商必定有先进的生产设备、高度的信誉和完善的售后服务，其生产出的产品也必定合格过硬。为此，我们首先从入口关抓起，把功夫下在对供应商资质的审核上。重点做了以下几个方面的工作：一是通过政府网络对外发布招标信息，并对供应商的注册资金、工作业绩、生产规模、信誉和售后服务等作了明确规定，提高了供应商的报名竞标准入门槛。二是组织考察组深入生产厂家进行实地考察。为准确掌握生产厂家情况，考察小组按不提前打呼、不暴露身份、不泄露采购秘密的原则，对广州至盛冠美、广州百利文仪、佛山中泰等 11 家大型办公家具生产厂家的生产规模、生产设备、设计能力、家具款式、管理水平和售后服务等进行了全方位考察，摸清了生产厂家的底数。三是组织考察小组成员对 11 家供应商进行打分排序，做到优中选优。为确保排序的公正性，考察小组负责人在会前不打招呼、相互不沟通的情况下，临时召开排序工作会议，组织考察小组成员以个人署名的方式对 11 家供应商进行投票排序，推荐出江门健威等 5 个大型家具供应商。后经广东省家具协会证实，该 5 家大型家具供应商资质过硬，均具备政府采购基本条件，均属中央国家机关办公家具定点供应商。 

二、严把家具配备标准关。针对过去各部门办公家具、会议桌椅、窗帘等配备标准不统一引起相互攀比、色调差异性大、款式五花八门等问题，我们在统一标准上做文章。一是统一规格和色调。为便于各职级人员职务调整后的办公家具配备，我们按各职级统一的原则，向省领导提出了统一办公家具规格和色调建议。二是统一款式和材质。 在办公家具配置过程中，为使所采购的家具与周围环境协调、和谐，我们以电子邮件、传真等形式向 5 家供应商提供省委新办公楼各职级人员办公室、省人大会议中心会议厅平面设计图纸，并对办公家具和会议桌椅使用的性能、材质要求及总体色调提出设计要求，由 5 家供应商按高、中、低三个档次免费进行配置设计和报价。采购领导小组成员召开专题会议对 5 家供应商的设计图样和报价反复进行比对，挑选出最佳款式供省领导决策，保证了办公家具统一、整齐、美观。 三是把握材质环保标准和相关技术要求。 为使采购到的办公家具无毒害、无污染，工艺技术达到相关指标要求，我们专门从广东省家具协会请来权威家具专家对家具的板材、油漆用料及工艺进行把关。在 60 天的家具生产加工过程中，我局与广东省家具协会联合派出检查小组定期与不定期对生产厂家的用材、已加工半成品、成品进行鉴定和检测，并索要材质供应商提出的《环保检测报告》，确保了用材安全和技术合格。

三、严把采购价格关。[HTSS]办公家具的价格高低直接关系到产品质量好坏。一味追求低价位定标，可能造成供应商恶性竞争，会使产品质量得不到有效保障；价格过高不但造成政府资金浪费，而且易在社会上造成不良影响，不利于节约型机关建设。为合理使用政府采购资金，把大事办好、办实，使有限经费能采购到质优价廉的产品，我们采取了“摸、比、谈”的方法，把好采购价格关。摸清价格底数。 采购领导小组一方面广泛走访海口市家具市场，充分询价。同时，我们还充分利用网络平台了解产品的网上报价，收集采购物资的市场价格信息。另一方面，在事先不明确采购供应商的情况下，我们请家具专家根据选定的家具规格、款式、用材、工艺要求等，对家具制作成本和销售价格进行估算，并给出了一个浮动价，全面摸清了各款家具的价格底数。比较供应商报价。 采购领导小组在评标前充分利用竞争决定价格这一规律，将选定的办公家具规格、款式、用材、工艺要求等以传真的形式提供给家具供应商，要求他们按设计要求报价。 5 家供应商纷纷最大限度地压缩利润空间，给出了一个合理的价位。经过对几个厂家的报价横向比较，我们进一步了解了谈判价格的压缩空间。一对一谈判。 在前期大量准备工作基础上，商业谈判工作小组要求供应商对现场进行勘察并在规定时间内向谈判小组递交一个密封的最终报价，并与供应商展开一对一谈判。并通过“摸、比、谈”，我们不仅掌握了采购价格的主动权，而且进一步保证了采购产品的质量。 2006 年，我们招标采购的办公家具全部用优质中纤板、实木封边、进口配件、环保油漆等加工而成，不仅款式新颖，规格合理，材质无毒害、无污染，而且价格适中，领导小组达成的最后谈判价比供应商的报价低 7% ，节约采购经费 110 万元。 

四、严把采购合同关。采购合同是明确采购单位与供货商双方权利和义务的重要载体，是政府采购运行中对采供双方所体现出的具有法律效力的约束形式，也是维护合同当事人合法权益的重要手段。采购合同是否规范、周密，对采购产品的质量保证和售后服务起着至关重要的作用。为此，我们紧紧抓住这一关键环节不放松。一是指定专人编写采购合同。为使采购合同更加符合我局采购实际，我们一方面要求中标供应商提供家具采购合同文本，另一方面广泛学习借鉴其它兄弟省市家具采购合同，并指定专人认真编写采购合同。二是组织采购领导小组成员对拟写的采购合同文本逐项进行研究推敲，重点审核采购数量、主材品牌、产品规格、款式、产品质量、交货期限、交货地点、货物的检验与验收、违约责任等条款，有力地防止了模糊字眼和意思表达不清楚的条款出现，较好地解决了合同订立中的简单化、责任不清、处罚无据等问题。三是请家具专家把关。在采购领导小组研究审核的基础上，我们还专门请广东省家具协会专家对草拟的采购合同进一步严格把关，修正了采购产品的相关技术要求和环保指标等内容，增强了对产品质量的约束力。四是对正式合同进行会审。重点审核采购合同的必备条款是否正确和全面；有无改变采购文件所确定的供货规格及数量、供货方式、供货期限、售后服务等事项；质量保证书、售后服务承诺书、产品说明书等是否齐全。通过严把采购合同关，强化了供应商按合同履行义务的意识，两中标家具生产厂家都严格按照《合同》技术要求、制作工艺、质量标准组织家具生产，并专门成立技术和质量监督两个小组，监督家具生产加工，使产品质量得到了可靠保证。

五、严把采购过程监督关。监督出廉洁，监督出质量。为使采购工作从起步时就接受全面监督，筑牢反腐“防火墙”，局党组按党风廉政建设和治理商业贿赂的要求，成立了省委办公家具采购工作领导小组，主动邀请省纪委（监察厅）、省委办公厅、省审计厅、省财政厅、省发改厅等单位相关人员参与对家具生产厂家的考察、家具购置招标及产品验收等工作进行全程监督。家具采购联合工作领导小组针对考察工作提出了“一必须、二严禁、三不准”考察要求。即，采购工作必须遵守“集体研究 , 民主决策”的工作制度。严禁暗箱操作 , 严禁个人说了算。考察人员不准私自与考察对象联系；不准向考察对象泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息；不准接受考察对象的礼品、礼券、礼金和请吃。在采购实施阶段，针对采购工作易发生问题的环节，我们结合商业贿赂专项工作治理，制定了“六严禁”采购工作纪律，即严禁隐瞒招标文件评审标准；严禁透露谈判过程、供应商报价及其它不该透露的信息；严禁出现干预或诱导其他评标人员意见的行为；严禁采购小组成员私下与中标供应商联系，提不合理要求；严禁私自与供应商改变招标文件所确定的有关内容；严禁私自验收采购商品或私自处理采购问题。“六严禁”纪律出台有力触动了采购人员的思想，规范了采购程序操作。由于全程监督有力，整个采购工作不仅规范有序，而且采购到的产品质优价廉，受到省领导和有关部门的一致好评，树立了管理局勤政廉政新形象。

（作者单位：海南省直属机关事务管理局党组书记、局长）