会议经费管理存在的主要问题及基本对策

● 林型岳

    减少会议次数，压缩会议规模，控制会议经费支出，严格会议经费管理，是各级各部门当前和今后一个时期的一项重要任务。福州市在2008年“5·18”招商工作中，把原定的千人欢迎晚宴以及在招商系列活动中不必要的接待宴请活动全部取消，原定的大型文艺焰火晚会也临时取消焰火燃放，改为赈灾文艺演出，所节约的会议接待等各项费用全部用于抗震救灾。在当前全国开展支援灾区全民节约活动中，这必将对我市规范各种经费尤其是会议接待等公务经费的开支与管理起到非常重要的指导作用和长远意义。本文试就当前会议经费管理中存在的主要问题及基本对策进行初浅探讨。
    一、会议经费管理存在的主要问题
    目前，各级财政或机关事务管理部门对召开的各种会议进行分类，并对各种开支项目作出明确规定。会议经费的开支也以会议类型的不同而制定不同的标准。这些规定的实施，对控制会议经费的支出、严格会议经费的管理，起到一定的规范作用。但随着时间的推移、服务设施的改善、服务水平的提高以及物价指数的不断上涨，会议经费支出的压力日益加大，会议经费管理方面的漏洞也日益明显。主要表现在：
    一是会议经费管理比较分散。由于各方面原因，原先由机关事务管理部门集中统一安排和管理的会议经费，除大型会议和重要活动外，其他类型的会议经费逐渐分散到各单位自行管理，致使有关部门监管难以到位。
    二是会议的次数越来越多。由于会议经费管理比较分散，出现了会议的次数越来越多的现象。各单位在年初编制部门预算时，为了多争取一些经费开支，总是想方设法编造五花八门、名目繁多的各种会议。
    三是会议的规模不断扩大。有关人员在编制会议计划时存在虚报参会人数、多报参会天数的现象，尽力争取增加会议经费，弥补超标准开支；个别单位还存在给会议代表发放礼品、纪念品等随意扩大开支范围的问题；会议的工作人员过多，会议代表与工作人员的比例有时高达2∶1，至少也达到了4∶1，工作人员以司机、安保人员、接待陪同人员居多。
    四是浪费现象比较严重。有的会议不需要安排食宿却安排了食宿；有的会议的工作人员提前数天进驻会议宾馆；有的会议安排了食宿，但由于会议所在地代表多数回家食宿，需要食宿的具体人数难于掌握，出现空房、空桌的现象时有发生。
    五是报销超标部分把关不严。客观地说，随着物价指数的不断上涨，会议的住宿和伙食费用实际开支在不断上升，原有的会议经费开支标准已不能满足现实的开支需要。因此，有些单位在组织召开会议时，总想回避会议经费标准开支，采取以接待经费替代会议经费的做法报销，或以其他的变通办法对超标部分予以核销。
    二、加强会议经费管理的基本对策
    (一)集中管理经费
    把会议经费集中机关事务管理部门统一管理是节约经费开支的有效途径。集中管理会议经费可以及时、动态、全面地纪录会议经费使用执行情况，将财政性资金支出运行全过程处于有效的监督管理之下，变原先的事后监督、分散性监督为事前、事中、事后的全过程监督和集中监督，不仅有利于从根本上解决财政性资金被挤占、挪用、浪费问题，而且最大限度地集中了财力，增强了财政性资金调度能力，提高了财政性资金使用效益。会议经费实行集中管理将会进一步规范和约束支出行为，有效防止单位虚报冒领和挪用会议经费情况的发生，也便于财政加强对会议经费有效的监管。
    (二)减少会议数量
    按照各级党委、政府的要求，从严掌握会议安排，以务实高效的原则，层层把关，严格履行会议审批制度。改进工作作风，坚持能不开的会议坚决不开；能以电话、传真、文件指导部署工作的坚决不召开会议；内容相近和工作联系紧密的、可合并开的会议不分别召开；少开会、开短会，提倡开电视电话会议，最大限度地利用各种形式传达贯彻有关会议精神；严格控制各种类型的纪念会、研讨会、表彰会等会议；坚决杜绝以接待经费的名义替代会议经费开支的“换汤不换药”不良行为。
    (三)压缩会议规模
    对因工作需要确需召开会议的，主办单位要将会议方案报送机关事务管理部门会审，共同提前做好会议计划，合理安排会议议程，尽力压缩会期，控制会议规模。按照会议的不同类型，分别规定相应的最长会议期限，争取当天会议当天完成、当天往返，不安排住宿，提前发放会议材料、会前阅读材料等方式尽可能地缩短会期。严格压缩会议人员，大型会议和重要活动的工作人员严格控制在代表人数的15％以内，部门召开的会议一律不许安排与会议无关的工作人员参与。会议所在地代表应实行走会，不安排食宿。超会议规模人员一律不安排经费。
    (四)节俭经费支出
    各单位各部门组织各类会议和活动时，必须认真执行有关财务管理规定，厉行节约，反对铺张浪费。一是严格控制住宿费。对确须安排住宿的，要尽量安排在机关内部的宾馆(招待所)或定点接待的宾馆(招待所)，不安排豪华宾馆、涉外旅游饭店。二是严格控制伙食费。原则上不安排宴请，有条件的一律实行自助餐，减少伙食开支。三是不准购置礼品、纪念品、有价证券等发给会议代表。四是压缩材料费用。少量的材料自行印刷、装定，大批量的材料到定点印刷厂印制，按照会议正式代表的数量印制材料。不准利用会议变相发公文包。五是会议期间不准安排高消费娱乐活动，更不准以开会为名游山玩水。六是表彰奖励以精神奖励为主、尽量不发奖金。
    (五)强化监督审核
    强化会议经费支出的监督和审核工作，是规范经费支出的有效手段之一，是加强党风廉政建设的一项重要措施。会议经费集中统一管理后，机关事务管理部门要建立会议经费结算的内部监督机制，确保会议费支出的规范和透明。财务人员要认真履行职责，严格审核会议各项开支，坚决按财务制度办事，对超标准或扩大范围开支的会议费不予报销。同时，财政、审计等监督检查部门也要加大对会议经费的检查力度，有计划、有针对性地组织审计，尤其要加强对接待经费替代会议经费的延伸审计，确保有限的会议经费真正用在刀刃上。

                                                                           (作者单位：福州市机关事务管理局综合处)