建立集中管理体制和服务新机制的思考

李东方

    随着社会经济和机关工作职能的发展，机关事务管理工作的内容也在不断丰富和完善，这就要求我们进一步提高机关事务管理工作质量，建立集中的机关事务管理体制和服务运行新机制。《机关事务管理条例》第三条指出：县级以上人民政府应当推进本级政府机关事务的统一管理，建立健全管理制度和标准，统筹配置资源。从实际工作出发，建立集中统一的机关事务管理体制和服务运行新机制，是机关事务管理工作科学发展的重要保证。

    一、积极推进集中统一的机关事务管理体制建设

    集中管理机关事务首先要建立一套可以较全面涵盖机关事务工作的管理体制，对机关事务工作方方面面的工作进行有效整合。也就是说，要按照机关事务工作之间的关联性和紧密性，将纷繁的工作进行归类、合并管理。根据《机关事务管理条例》的相关内容，我们可以将机关事务管理工作粗略的划分为资产管理类工作、经费管理类工作以及服务类工作等三大方面内容。这三大类工作，是机关事务管理工作的三个主体，三者之间存在着“系出同门，互相关联，相互影响，彼此促进”的关系。因此，从推进集中统一的机关事务管理体制的实际需要出发，采取总体把关、相互协调的管理方式，即在坚持机关年度预算的原则基础上，由三大职能相关部门之间完成在具体管理工作中的协调，可以有效将管理工作细节化、具体化，提高管理工作的协调性和灵活性。 

    二、实现机关国有行政资产的集中统一管理

    从机关事务管理工作的实际情况出发，根据《机关事务管理条例》的有关规定，机关国有资产的管理工作应当在整体规划的基础上，由机关事务管理职能部门统一管理。从推进集中的机关事务管理体制和服务运行新机制的工作需要出发，落实机关国有行政资产的集中统一管理，需要遵循“先登记，再编号，建系统，强管理”的步骤，将国有行政资产由机关事务管理的资产管理职能部门进行集中汇总登记，并按照资产性质的不同将各类型资产进行科学编号，然后通过建立国有行政资产数据库的方式，将所有资产的使用现状进行汇总，为每一个国有行政资产建立独立的档案，从而将国有行政资产的使用情况纳入一个完整的管理体系当中，保证行政资产相关的变化都能被及时反映在这个庞大的电子数据库里。
    更为重要的是，这个保存着所有国有行政资产档案信息的数据库不是独立存在的，而是可以通过网络互联的方式将这个数据库与其他政府职能管理部门的网上信息管理系统进行对接。这样一来，相关行政资产的运行状况就会全景呈现在管理工作人员面前。比如，加强车辆管理，可以通过在车辆上加装GPS定位装置的方式，利用发达的网络系统，及时全面地掌握所有车辆的即时行驶状态，增强机关事务管理职能部门对于国有资产的管理力度。

    三、不断强化机关事务集中统一服务保障机制

    从加强机关事务管理职能部门服务保障机制的效果出发，全面推进集中统一的机关事务管理体制不仅有助于提高相关服务工作的专业性和综合服务质量，而且还能有效集中专业资源，降低机关事务管理部门的总体工作压力。将所有的服务工作统一到一起，然后将相关的工作责任到人，确保机关事务集中统一服务保障机制的正常运转。
    近年来，我们在这方面作了一些突破性尝试。一是积极探索社会化改革，实施全市市级财政供给单位物业统一管理。按照《机关事务管理条例》中机关事务应实行集中管理，执行机关事务管理制度和标准的要求。2012年由芜湖市机关事务管理局牵头，市财政配合，开始对芜湖市市直72家行政事业单位实施物业统一招标、统一管理，我们对72家行政事业单位（52个物业管理项目）的物业管理需求进行了收集整理，在统一各家物业管理需求的基础上，按执法类、公共服务类、卫生服务类和机关办公类四类别，拟定物业管理项目招标文件。经过三轮招标，终于完成了72家行政事业单位的物业统一招标、合同签定、物业入驻等工作。同时，为进一步规范对72家行政事业单位的物业管理，我们与市财政局联合制定、下发了《关于市直部分行政事业单位物业管理相关事宜的通知》，对纳入2012年物业集中招标的使用单位的合同签定、物业费支付及新增单位纳入等事宜提出了相关要求。我们按照招投标文件相关约定和《中标通知书》、《物业管理服务质量评价及付款申请表》中的相关要求对72家物业严格监管，并联合市财政局不定期巡检，确保72家行政事业单位物业运行有序。通过实施全市市级财政供给单位物业统一招标、统一管理，72家行政事业单位物业成本总和较往年相比约节约20%。二是率先在全省实施日常办公用品定点集中采购工作。为了建立健全管理制度，缩短政府办公用品的采购周期，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，同时供货价格低于相同货物和服务的市场平均价格。2013年，芜湖市机关事务管理局牵头，市财政局、市监察局配合，在芜湖市政务文化中心和信访档案综合楼入驻的市直机关、事业单位实行日常办公用品定点采购。为扎实有效地推进该项工作，从2013年2月开始，我们对各单位申购的日常办公用品品种、规格、型号等进行分类整理审核，汇编成办公用品耗材和计算机耗材两大类，共计414个品目的定点采购目录。并按照预算控制、公开招标、定点供货、限价采购的原则，采取公开招标的方式分类各选定5家定点供应商，正式实施市直机关、事业单位日常办公用品定点采购工作。同时，我们联合芜湖市财政局、市监察局、市审计局进行不定期检查，确保办公用品的供应质量和办公用品的采购过程规范有序。通过办公用品定点采购工作，市直机关、事业单位日常办公用品采购支出预计将有效降低20%-25%。

    四、集中推进机关公共机构节能减排工作

    机关办公工作中，公共机构的能源消耗常常会造成办公费用的大幅上升。推动集中统一的机关事务管理机制的完善，机关公共机构的节能减排工作尤为重要。对机关公共机构的节能减排工作而言，按照年度节能减排计划进行统一的规划部署，对机关公共机构整体的办公费用规模进行科学的预算，在全面提高公共机构日常办公无纸化、节能化水平的基础上，才能全面推进机关公共机构的节能减排工作。
    从确保节能减排工作的要求能够得到充分落实的角度出发，除了要自上而下制定相关的节能减排工作制度，还需要建立一个自下而上的监督管理制度。将各级公共机构的节能减排工作标准具体落实到每个科室、每个工作人员。将各个公共机构办公预算的使用进行精确的把控。同时，在此基础上，面向整个机关公共机构开展统一的规范化的节能减排工作成效集中考核，对每一个工作人员的工作进行监督和督促，让机关公共机构之间形成良性的竞争关系，同比减排，纵比提升，集中推进机关公共机构的节能减排工作的全面开展。
从建立集中的机关事务管理体制和服务运行新机制的整个过程来看，转变思想，统一规划，整合资源，统一调度，是建立集中的机关事务管理体制和服务运行新机制的关键。机关事务管理工作的内容纷繁复杂，责任重大，马虎不得。从提高机关职能部门工作效率的实际需要出发，只有利用制度和管理机制的改革，调动起所有机关事务管理工作人员主动参与、全身心投入的工作热情，集中的机关事务管理体制和服务运行新机制的建设工作才能顺利推进。

                                        作者:安徽省芜湖市机关事务管理局局长、市委市政府接待办主任