创新监管手段 不断提升资产管理科学化水平

李朝阳

    清查盘点是资产管理的基础性工作。根据财务制度，行政事业单位每年应进行固定资产清查盘点，确保账账、账实相符。2013年度中央行政事业单位资产决算报告表明，只有一部分单位按要求进行了固定资产清查盘点，制度未能得到全面执行的根本原因在于各单位资产数量庞大而现有盘点手段落后，盘点一次需要投入大量的时间和人财物资源。
    目前，盘点中使用较为普遍的条形码管理系统，虽然初步实现了盘点工作信息化、规范化，但实践证明，条形码管理系统不能满足中央行政事业单位资产管理实际需求。一是条形码管理系统初次盘点和第二次盘点的工作量几乎一样，第二次盘点时仍需逐件扫描，盘点工作量仍然很大。二是条形码管理系统中手持终端必须近距离对准条形码，且条形码不能污损、受潮，才能有效读取信息；资产信息发生改变后，需变更资产卡片信息、打印新条形码替换原有条形码，盘点工作效率仍然较低。三是条形码管理系统没有防盗报警功能，当资产未经审批而发生位移时，系统不能及时提醒资产管理人员。四是条形码管理系统无法实现资产位置的即时查询，当资产数量较大的单位需要查找某件资产位移后的位置时，仍需人工现场查找，费时耗力。因此，运用条形码管理系统的单位，也因盘点工作费时耗力而没有按规定年年盘点，前清后乱的情况仍屡见不鲜，影响了国有资产的安全完整，不利于资产管理科学决策。
    在资产管理中引入资产动态监管系统，可有效解决盘点周期长、盘点效率低等问题，实现资产全生命周期动态监管，夯实资产管理基础，推动中央行政事业单位资产管理与预算管理、财务管理紧密结合，进一步提升各单位资产管理科学化水平。

    一、资产动态监管系统组成
    资产动态监管系统技术基础是物联网的RFID技术，又叫电子标签或无线射频识别。基本原理是通过无线电信号来识别特定目标，并且读写相关数据，识别系统与目标之间不需要进行光学或机械接触。目前，电子标签在其它领域有着广泛应用，比如物流过程中货物追踪、门禁管理、产品跟踪、货架管理等。
    资产动态监管系统由后台管理软件和电子标签识别采集系统组成。后台管理软件是整个系统的核心，电子标签识别采集系统是实现管理功能的基础和手段。识别采集系统硬件由标签、阅读器、天线三部分组成，标签是个超薄芯片，每个标签可设置唯一电子编码来标识目标，由于芯片容量大，标签电子编码不会重复；阅读器是可读写标签信息的设备，类似于扫描仪，分为手持和固定；天线是在标签和阅读器间传递射频信号的设备。
    资产动态监管系统电子标签分为有源和无源，有源标签带电池，能够自动发射信号；无源标签和无线天线一样，对接收的信号进行返馈。

    二、资产动态监管系统工作原理

    电子标签保存有约定格式的数据信息，应用中将其粘贴于资产表面，通过阅读器进行识别和读写；阅读器与电子标签之间利用无线感应方式进行信息交换，读取电子标签中的信息或向电子标签写入信息，建立通信并在应用软件和标签之间传递信息，实现信息交换。具体如下，一是将新购置资产信息录入系统数据库后，生成唯一标识电子标签。二是将电子标签粘贴到资产，盘点时通过阅读器读取标签获取信息或更改信息。三是将资产信息传递给管理系统，通过管理系统平台，完成资产信息查询、资产盘点、位置查询等功能。

    三、资产动态监管系统功能分级

    资产动态监管系统分为半自动化、移动监控和全自动化资产管理制式，单位可根据自身管理需求定制。一是半自动化资产管理制式。资产上粘贴无源电子标签，利用手持阅读器，实现资产盘点、变更和远程同步。二是资产移动监控管理制式。在半自动化资产管理基础上，根据需要在楼层出口、大院门口等关键节点安置电子标签阅读器（类似监控探头），对资产移动情况自主监控、报警。三是全自动化资产管理制式。在半自动化资产管理基础上，在每间办公室安置固定阅读器，实现资产实时定位、全自动盘点。

    四、资产动态监管系统优势

    资产动态监管系统有效解决了条形码管理系统的不足，从技术上保障了资产动态化、精细化和全生命周期管理。
    一是实现资产全生命周期监管。系统能够实现对固定资产从购买、配置、使用、调剂到处置的全生命周期动态监管。电子标签一次粘贴、终生有效，可重复写入信息。前移监管关口，变资产领用后才实施监管为资产入库后即用电子标签进行监管；减轻处置环节工作量，电子标签终生有效缩短了调剂报废时信息比对时间，提高了处置效率。
    二是提高资产盘点工作效率。半自动资产管理制式下，由于电子标签无需光学接触，有效解决了条形码盘点中经常遇到的找不到、够不着、扫不进等问题，盘点时不需逐件扫描，只需将手持阅读器在目标房间停留十多秒钟，即可完成房间内所有资产盘点；现场在手持阅读器中对资产变动信息修改后，系统和电子标签中的信息也都同步修改；全自动资产管理制式下，能够实现对资产的动态、实时、自动批量盘点。
    三是保障资产安全完整。能够实现资产动态移动监测，过程追踪。粘贴无源标签资产在监控范围内的转移都会有记录，不易发生丢失，当资产被带出楼门或院落时，标签会自动发送短信报警及后台软件报警，在第一时间通知到资产管理人员；粘贴有源标签的资产则身处任何地方都能找到。
    四是确保资产位置即时查询。能够实现资产精确定位、远程查询，确保及时查找到每一件资产即时位置。