发展数字后勤 提升保障能力

徐海民  赵 伟

    数字后勤是新一轮信息技术发展的产物，它一方面进行统筹管理，协调后勤保障的人、财、物、信息等各类资源，实现后勤保障服务从经验管理向现代科学管理转变；另一方面，它又获取信息数据，通过各类互动意见反馈，形成统计分析数据，从而实现管理层对后勤服务的指导和调整，并最终提供人本化服务，构建和谐的后勤服务新体系。

    一、“数字后勤”管理系统的主要功能

    “数字后勤”依托计算机、互联网技术、物联网技术、数据库、无线传输与通信技术搭建，集信息发布、网上申报、生活服务、评价互动、可视管理、智能监测、数据统计、决策分析为一体，其技术构成如下图：
以此为基础，数字化后勤，可以实现以下功能。
    （一）数字化安防管理。数字化安防基于可视化行政园区建立，它以安防指挥中心为基础，集消防监控、视频监控、交通管理、巡防报警、信息发布为一体。作为数字化安防，视频监控和消防监控只是基础手段，数字化的最大成果，是使安防具备数据分析功能，即可以对可疑出入人员、短时聚集人群、超时放置物品等情况进行自动地数据分析和报警，为行政中心的安全提供重要预警。
    （二）数字化房产管理。数字化房产主要是指房产档案的数字化管理。通过将图、文、表、视频等资料进行数字化解析与建档，房产管理单位可以让厚重的各类图纸及房产数据存入统一的数据库，可以极为方便地进行位置、布局、面积、单位、使用人等数据的快速编辑、实时查询、专题检索和报表生成，最大程度的提升工作效率。
    （三）数字化物业管理。数字化物业建立在“数字后勤”的最外端即展示层（服务网站），对外，它可以依托网络进行物业维修项目的申报、受理和查询，可以用互动评价和问卷调查的形式及时了解物业维修的质量，并定期形成各类维修项目的统计报表，为管理部门指导物业服务提供依据；对内可以实现对物业工作人员、维修人员、安保人员的分配和管理，最大程度的节省人力物力。数字化物业无疑是实现物业服务标准化和规范化的重要手段。
    （四）数字化车辆管理。数字化车辆管理已经得到了大量的应用，它主要是以单车的导航定位模块与管理平台对接，实现对公务车辆的分级管理；对车辆位置、行驶轨迹（包括历史轨迹）、运行状态进行查询；对车辆的油耗、行驶里程、保养维修进行统计。现在，随着信息技术的深入开发，数字化车辆管理又具备了更多的功能，如对车辆行驶区域和行驶时间进行限定，越界和超时行驶将被报警甚至锁车；对车辆状况进行监控，胎压、燃油等各类隐患和超速行驶、疲劳驾驶等违规操作将得到及时报警；对车辆进行远程控制，遇到劫持等突发事件时，将进行息火锁车和自动报警。
    （五）数字化设备管理。数字化设备管理可以联机调取设备运行的实时数据，使管理者足不出户就掌握设备运行的状况。除此之外，数字化设备管理的更深层意义在于，可以统计汇总各类能耗数据、分析能耗的峰值，并以此为基础制定故障应对预案，为公共机构节能工作提供依据，为设备正常运行提供保障。
    （六）信息发布与交流互动。相对于各类后勤管理子系统，信息发布与交流互动系统无疑可以被认为是“对外办公”的最好平台。它依托网站系统和LED 电子显示屏建设，可以实现公告显示、预警警示、新闻发布，同时，依托网站系统，可以有效开展互动服务，如各类服务项目内容的公示与查询，会议室使用、物业报修的申请和受理、餐饮及其他服务类项目的评价和投诉。

    二、“数字后勤”管理系统的体系优势

    （一）一站式服务体系。借助现代科技与信息技术，“数字后勤”将各个行业的保障服务与互为平行的服务人员、被服务人员结成一体，并将整合后的人、财、物、商品服务信息通过网站的形式展现给被服务群体，从而让被服务群体足不出户就可以轻松获取一站式服务，大大节省了时间和精力。以西安市机关事务管理局建设的综合管理系统为例，其对外网站（综合服务平台）上共有物业维修、会议申请、餐饮保障以及医疗、文印、通信、出行等共15类，约50项的服务项目，极大的方便了行政中心工作人员的工作与生活。这种一站式服务体系突破了后勤服务在时间和空间上的限制，延伸了服务的宽度和深度，有效地解决了综合保障难题。
     （二）标准化服务体系。以计算机分配和程序化处理代替人工操作的“数字后勤”，彻底改变了过去那种人工受理、人工分配的后勤管理方式，确立了统一的服务标准，规范的服务流程和透明的服务体系，这种“自动管理”的服务体系在大大节省人力、物力的同时，建立起了快捷、标准、互通的后勤服务体系，确保了服务的公平有序，这将使后勤服务真正走向标准化、专业化和精细化。
    （三）互动式服务体系。依托信息科技和网络技术搭建的“数字后勤”，可以充分发挥互联网的互动优势，给被服务群体提供了一个评价服务质量，提出服务要求，投诉服务问题的窗口。通过这个窗口，被服务群体可以把自己的想法和建议反映出来，这实际上是建立了一个互动式的服务体系。这个互动式的服务体系，在给被服务群体提供“发声”渠道的同时，反过来帮助后勤管理部门收集各类诉求信息，并可以定期形成报告，这将为提高服务质量提供最真实的指导依据。
    “数字后勤”的这三大体系，是信息化时代后勤服务所应具备的基本特征，更是现代后勤管理发展的基本方向。事实上，近年来各级政府均在力图利用网络化、信息化管理模式搭建工作平台、提高办公效率，在这种形式下，使用现代化的科技手段，建设横向扩展、纵向延续、互联互通和资源共享的后勤服务保障体系，正是党政机关改革后勤服务模式的发展方向。

                                                     作者单位：陕西省西安市机关事务管理局