表单化管理在博物馆设备管理中的应用

李 芳

    一、表单化管理的内涵

    表单化管理是现代管理的一个重要手段，特别是随着计算机信息技术的发展，表单化管理得到了更广泛的应用。所谓表单化管理，就是将制度的关键点用直观的表格、简单的图形、简洁的文字表现出来，从而使制度的执行变得规范化、流程化、可操作的一种管理方式。由此可见，表单化管理其实就是制度执行的另一种表现形式。
    表单化管理主要适用于可明确工作步骤、能预知工作内容、工作流程有逻辑性和唯一性、工作结果有可控性的单位或工作。实行表单化管理的好处在于，员工只要按表单既定的步骤和内容执行就可以了，这样就避免了不同员工对制度文本理解的差异，能有效提高制度执行的统一性，降低制度执行的成本。表单化管理的这个特点，较好地解决了制度如何落地的问题，受到了各行各业的普遍欢迎，尤其受到了技术性、操作性较强部门的广泛应用。就设备管理而言，博物馆正是这样的部门之一。

    二、如何科学编制表单

    要提高博物馆在设备表单化管理方面的实际应用水平，为博物馆的正常运转提供有效保障，首先必须科学编制表单。
    （一）要以制度为依据编制表单。表单作为制度的直观表现形式，在编制的时候，必须将制度文本中的全部要点及其规定要求体现到表单中，对要点既不能遗漏，也不能随意添加，更不能变形走样，表单中的项目内容要与制度文本保持一致。特别是对制度文本中诸如“应当”、“必须”、“不许”、“严禁”等要求性、强制性的内容，要将其准确地转换到表单中，真正为制度的执行打好基础。
    （二）要以工作流程为核心编制表单。这是编制表单的核心。在编制表单之前，要认真、反复地阅读制度文本，准确理解制度文本的工作内容、方法步骤及规定要求，然后再将其认真梳理、科学排序，梳理时内容不能有遗漏，排序时流程不能颠倒，最后在此基础上，再对该项工作内容涉及的流程进行文字概括和指标量化。
    （三）要以设备管理实践为基础编制表单。不同的博物馆，情况千差万别，各类设备也处于不断更新换代中，因此在编制表单时，既不能僵化教条，也不能盲目照搬模板，更不能脱离实际闭门造车，而应立足于设备管理实践及设备本身的技术要求，这样编制出的表单才有可操作性。
    （四）要用规范清晰的格式编制表单。这是编制表单技术层面的要求，也是最基本的要求。在整体上，要简明、清晰，让人一目了然，知道是干什么用的。在项目设计上，要合理有序、富有逻辑，一般应按时间顺序或事物的发展过程展开。在文字表述上，要凝练、准确，让人看后知道怎么使用。在内容上，要全面、完整，还要有时间、人员要求（如填写人、审批人等），以便于表单的保存及责任区分。

    三、如何提高表单的应用效果

    科学编制表单固然重要，如何提高表单的应用效果更重要。提高表单的应用效果，关键要把握好以下几点。
    （一）要加强对设备管理人员的教育培训力度。一些老员工对表格化管理不以为然，习惯于凭老经验和个人记忆操作，不愿意接受流程管理的约束，他们虽然工作也很“勤奋”，但往往头痛医头、脚痛医脚，工作中不知轻重缓急，常常顾此失彼，导致工作效率低下。年轻员工虽然知识丰富，计算机操作也很熟练，但缺少实践经验和对大量表单进行科学分析的能力，表单中所反映的数据信息常被闲置浪费。针对这些情况，必须加强教育培训，引导设备管理人员克服不愿使用表单的麻烦思想和不认真使用表单的应付心理，提高对表单化管理的便捷性、科学性、有效性的认识，并主动学习和掌握各种表单的使用方法和要求，逐步养成主动使用表单、严格按流程操作表单并自觉利用表单进行数据分析的良好习惯。
    （二）要把表单的使用情况作为考核的重要依据。表单最直接反映了设备管理人员的工作过程和结果，反映了不同部门对制度的执行力度和沟通协调情况。将表单作为考核的依据，不但最有说服力，而且有利于引导设备管理人员和不同部门认真落实表单化管理的各项要求。设备管理人员在完成一项具体工作任务后，应本着认真负责的态度，及时、逐项地填写相应的表单，以确保表单中各项数据和内容的真实性、完整性。对需要相关人员和部门审核的表单，相关人员和部门应仔细检查表单中所填写的内容与实际的工作流程是否一致，如果不一致，应责成填写人员做出说明或改正。并且，由于表单上相关人员都有签字，按照谁签字谁责任的原则，也便于出现问题时将责任明确到人，从而为考核提供依据。
    （三）要加强对表单的统计分析和共享。这首先需要将表单信息化，建立和完善设备管理的信息系统，这是实现表单统计分析和共享的基础。信息系统建立后，就可以通过对设备台账、备品备件采购记录、设备故障记录、设备维修养护记录、能源资源消费统计台账的统计分析，准确掌握设备运行的工况情况、安全情况、成本情况等，从而为领导决策和工作安排提供重要参考依据。表单信息化以后，也有利于信息的共享。比如某空调机组在一年之内可能进行过多次维修，每次维修都形成了相应的表单，如果利用信息系统对这些表单进行集成处理，则这些表单内容就可以自动生成一张新的表单，并为不同部门所共享。这样既方便了设备管理人员对该空调机组整体情况的掌握，也有助于不同部门之间在涉及该空调机组的相关事项时更好地协调配合。

    四、表单化管理的实践应用

    改扩建后的国家博物馆，自2011年运行以来，在设备管理方面，大力推行表单化管理。通过几年来的管理实践，取得了较好的应用效果。
    （一）建立了设备台账和备品备件表单。国家博物馆体量大、设备多，设备分布区域广、保障要求高。为此，国家博物馆建立并完善了各类设备台账和备品备件表单。通过建立设备台账，不但摸清了家底、强化了资产管理，而且由于准确掌握了所有设备的购置年限、安装位置、运行状况、维保单位等身份信息，所以对于每台设备何时需要大修、何时应当报废，也都能提前做到心中有数；而当某台设备出现故障时，又能准确找到其所在位置，并及时联系到维保单位进行维修。
    通过建立备品备件表单，相关人员和部门必须按要求认真填写采购单、验货单、入库单、出库单并签字，这样就规范了各方的权限与责任，保证了资金的合理、有效使用。比如，对金额较大的备品备件，规定由采购科室组织采购，设备管理部门填写《固定资产登记表》；对金额较小的备品备件，规定由需求科室填写《采购申请单》，采购科室负责采购。同时，通过对备品备件表单的定期统计，准确掌握了备品备件的使用和缺货情况，因而能及时进行采购补充，较好地保障了设备的应急使用。
    (二)建立了设备运行过程中的各类表单。巡检、维修、养护是设备运行的三个重要环节，对于保障设备的正常运转最为关键。为此，我们重点建立并完善了这三个环节的各类表单。这三个环节的表单，最直接、最全面地反映了各类设备的运行状况、故障频率等，为我们提前做好情况预判、加强设备巡检以及维修养护，提供了全面、准确的基础信息。
    巡检是对设备的运行状况、工作性能等进行巡视检查，巡检可以及时发现问题、消除隐患。根据频率，巡检可分为日常巡检和定期巡检。巡检的意义在于，如果对水管路、电气线路的巡检工作不到位，就容易引起跑水、漏水和停电、断电等，甚至造成消防设备缺水、卫生间有异味和火灾隐患，影响博物馆文物保存以及观众参观、工作人员办公等。
    维修是对设备的磨损、损坏或者故障等进行修复。维修可分为小修、中修、大修。小修是对设备进行局部修理，拆卸部分零部件；中修是对设备部分解体，工作量较大；大修是指全面修理，对设备全部拆卸。虽然大中小修情况不同，但都要求对维修材料的使用情况有记录，对维修结果有验收、有反馈。
    养护是为保证设备的正常运转以及消除隐患所进行的维护保养工作。按照广度、深度不同，养护可分为日常养护、一级养护、二级养护、三级养护。日常养护，由操作人员对设备进行清洗、润滑、紧固和检查；一级养护，由操作人员在专业维修人员指导下对设备普遍地进行清洗、润滑、紧固和检查及局部调整；二级养护，由专业维修人员在操作人员协助下对设备进行局部的解体和检查，恢复和更换易损部件，并进行内部清洗、润滑；三级养护，由专业维修人员在操作人员配合下对设备主体进行彻底的检查和调整，并对主要零部件的磨损情况进行检查与鉴定。
    (三) 加强了对能源资源消耗计量统计表的数据分析。能源资源管理是设备管理的一项重要内容。通过分析能源资源消耗情况，总结能源资源消耗变化规律，可以更好地促进节能工作。比如博物馆的空调系统，由于其冰蓄冷系统、蒸汽锅炉、冷水机组、冷却塔、风机盘管等相关设备处于长时间的运行状态，消耗着大量的水资源、电力、热力、燃气等，相应地空调系统的设备管理工作每天都会产生大量的数据信息。这些数据信息，最终都会反映到能源资源消耗计量统计表上。我们通过对计量统计表上这些数据信息的系统、科学分析，同时结合各类设备的运行日志，比较准确地掌握了各类设备的能源资源消耗情况及其在时间、空间上的分布规律，为改进和做好节能工作奠定了扎实的基础。
    （四）实现了表单化管理的信息化。为更有效地发挥表单在设备管理中的作用，我们设计开发了设备管理信息系统。通过信息系统，不但实现了各类表单的电子化，方便了管理人员对设备运行等情况的查询和跟踪，而且实现了各类表单的集成化，为管理人员利用各种统计报表分析各类设备的运行规律、及时发现存在的问题提供了便利。比如，通过浏览和分析信息系统自动生成的《空调系统设备巡检记录》、《空调系统设备维保记录》、《能源资源消耗统计台账》等，管理人员可以准确掌握空调系统的运转情况、能源资源的消耗情况，以及相关人员的工作情况，以此为基础，就可以改进对空调系统的设备管理，加强对相关人员的考核监督。
    总之，表单化管理适应了“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的现代管理趋势，也是博物馆设备管理从粗放式管理向精细化管理转变的必然要求。加强对博物馆设备的表单化管理，必将有助于进一步提高博物馆设备的管理水平，为博物馆的正常运转提供有力保障。