推进后勤体制机制建设 深化行政后勤管理改革

——国家开发银行后勤改革实践的启示
丁兵  孙萌

    随着我国市场经济结构不断调整发展，行政后勤管理工作也面临适应新形势的诸多考验和挑战，如何进一步推进后勤体制机制建设、深化机关后勤改革，是当前行政后勤管理工作的一项重要课题。近年来，国家开发银行行政事务管理局紧紧围绕全行中心工作，紧跟开行改革发展新形势，抓住机遇，加快发展，在改革后勤服务保障机制、推动后勤管理社会化、市场化、提升服务保障水平和质量等方面进行了积极探索，取得了显著成效。

    一、坚持规划先行，明确发展方向

    开行行政后勤管理工作内容繁杂，领域多，链条长，涵盖面广，虽不是核心业务，但是影响业务开展，关系发展大局。近年来，我们以规划先行理念为指导，注重后勤工作重大问题的研究和思考，理清发展思路，积极探索后勤体制机制建设和服务管理保障新模式，在借鉴和咨询国际知名公司现代后勤管理理念及实践经验的基础上，集中全体行政后勤员工的智慧力量，认真研究制定了《国家开发银行后勤管理发展规划》，使之成为近几年全行行政后勤工作的行动指南，引领和推动了各项工作的有效开展。 
    实践告诉我们，加强规划研究是深化机关后勤改革、做好各项服务保障工作的首要前提。作为行政事务管理机构，要注重研究后勤管理目标和基本模式，制订各项职能管理战略，并汇总形成后勤管理整体战略和实施计划。比如：要从中心业务整体发展战略和采购成本效益分析、采购需求预测、供应商关系管理、供应风险评价等方面制定好采购战略，实现采购效率和效益的统一；要加强对中长期房产需求预测、优化核心房产利用率、提高房产运营效率等问题的研究，制定好房产供应计划，以满足不断增长的业务发展需求；要深化和完善公务用车改革，严格车辆使用管理制度，强化公务用车费用预算管理和控制，提高车辆的有效使用，降低综合费用消耗；还要深入研究和论证适度外包问题，即哪些工作适合外包，哪些工作适合采取直接管理和借助社会专业力量相结合等。通过加强研究，搞好规划，使后勤管理工作更有前瞻性和创造性，更能创造和实现管理价值。

    二、深化体制改革，落实机制建设

    （一）明确职能定位，优化组织架构，理顺工作运行机制。我们根据全行行政后勤集中化、系统化、专业化管理理念，将原来的机关服务局更名为行政事务管理局，并根据工作需要调整划分工作职能，增设专业性处室，在各分支机构成立专司行政后勤的部门，解决了二级机构后勤管理没有专职岗位，办公室人员一人身兼数岗的问题，在全行建立了纵向垂直系统领导，横向组织专业协调的全系统行政后勤管理体系。去年，根据行党委流程再造的统一部署，我们认真调研，并针对组织架构和系统性工作流程进行了全面梳理，研究建议成立了负责全行系统化管理的集中采购和医疗保健两个二级机构，调整了基建管理组织结构，总行行政后勤管理体制更加符合新的业务发展要求，为更好地服务中心工作奠定了坚实的基础。
    （二）搭建外包平台，推进后勤社会化和市场化改革。我们坚持与时俱进，树立“开门办后勤”工作思路，不断破除原有的管理体制机制障碍，发挥市场机制在后勤资源配置中的决定作用，逐步从重服务、轻管理的旧思路转变到强管理、优服务的新思路上来。通过集中采购，选择社会化服务方式，先后搭建了物业、餐饮、车辆、会务、票务和保健医疗等各类专业化后勤服务外包平台，实现了由直接服务向间接服务的转变；同时，充分发挥平台对后勤服务的支撑优化作用，引入优胜劣汰市场竞争机制,做好对各类外包平台的日常监管，建立了质优价廉、方便快捷的外包服务发展模式，让全体员工感受到了市场化、专业化所带来的红利，行政后勤服务满意度逐年提升。
    （三）深化公车改革，创新公务用车管理机制
    一是首先要按照精简、统一、效能和权责一致的原则，结合后勤工作之间的关联性和紧密型，建立一套系统完整覆盖全行行政后勤各项工作的管理体制，实现科学有效的行政后勤组织领导。二是坚持管理和服务两个职能分开，充分保证在科学管理下做到优质服务，参与市场竞争。三是以后勤服务社会化、市场化为目标，通过建立科学、专业和“一站式”服务的运行管理模式，实现由直接服务向间接服务，由分散服务向集约服务的根本转变。

    三、强化合规意识，加快推进制度标准体系建设

    一是要在调查研究上下功夫，提高制度建立的科学性。根据新形势新变化，不断研究制定并颁布实施相关办法，弥补管理空白；及时调整与现行规定不匹配的规章制度，提高制度执行的科学性和时效性；加强相关制度之间的配套与协调，消除阻碍制度执行的症结。二是进一步完善决策机制，确保决策的科学性。对采购管理、固定资产管理、基建项目管理等专业性、技术性较强的事项和专业岗位调整、财务预算及大额资金使用等重大事项，建立重点环节的决策审议机制，实行集体审议、专家论证、过程公示的科学决策程序，防范操作风险。三是要加强制度宣教和解读，增强员工对制度的正确理解和认识，推动建章立制工作落到实处，提高制度执行的准确性。四是加强监督检查和责任追究力度。通过自查、抽查相结合的方式，及时发现和解决制度执行中的薄弱环节，督促整改落实，提高制度执行的约束力，进一步夯实行政后勤内控基础，提升后勤管理规范化水平和风险防范能力。

    四、加强信息系统建设，不断创新管理模式

    开发建设好后勤信息系统，不仅可以大幅度减少低层次的后勤工作重复劳动，还能有效的实现行政后勤工作精细化管理。近年来，我们结合开行行政后勤实际，创造性研究开发建设了包括采购管理、固定资产、房产管理、保健医疗、安全保卫、会务管理、物业管理、车辆管理等九大模块的后勤管理信息系统，有效解决了手工操作所带来的环节过多、流程较长、职责边界不明晰等问题，进一步实现了后勤资源和管理信息共享，推动了行政后勤工作合规高效运行。
    推行后勤信息化管理，是集中化和后勤外包创新得以实现的基础条件。要对现有的工作流程进行认真梳理，学习借鉴国际先进企业成功做法，利用专业力量进行统筹规划，尽快组织实施。要借助系统网络进行计划管理、台帐管理、账务处理、分析预测、动态管理。如集中采购，要考虑与财务预算管理和结算系统相结合，既可以帮助需求部门了解采购预算和计划的执行情况，也可以提高采购的集中支付能力。通过建立后勤管理信息化系统，固化管理流程，实现后勤资源和管理信息共享，加强部门沟通协调，做到透明监控，提高工作效率，降低服务成本。

    五、提升服务质量，扎实推进各项重点工作

    一是建立健全服务保障工作责任机制。建立了“首问责任制”，要求杜绝“生、冷、硬、顶、推、拖”，坚决做到“事事有着落、件件有回音”；在全行范围建立多层次的信息沟通渠道，密切关注并及时解决员工在OA系统公告板上反映的问题；定期召开工作座谈会，局领导定期带队走访总行各部门，主动倾听员工真实诉求，并针对各单位提出的意见建议，组织召开局专题会议，逐项研究改进措施；强化“总行服务基层”意识，定期组织对分行进行现场调研，切实帮助分行解决实际工作中遇到的重点、难点问题。
    二是推进“亮点”服务，让贴心服务体现关怀、温暖人心。在保健医疗服务方面，以“温暖群众、服务群众”为出发点，为全行员工提供便捷保健医疗服务方式，定期组织全行员工进行健康体检。在餐饮服务方面，根据开行工作特点和员工餐饮需求，不断创新服务模式、丰富服务内容。建立员工安全食品供应链，督导餐饮供应商与11家农副产品企业建立了食品原材料直供合作，确保材料供应安全、价廉物美；开放节假日员工餐厅，解决加班和单身员工的餐饮问题；建立特色厨师轮换机制，设立现场制作加工服务模式；增设茶水间和提供咖啡等服务，满足日常办公和公务来访接待需求；搭建海外后勤服务保障平台，利用供应商的专业优势和海外资源，为开行驻外人员提供符合国情的餐饮等后勤服务。在其他后勤保障服务方面，编写《国家开发银行员工服务手册》，对车辆、餐饮、医疗、住房等服务内容进行系统性梳理和介绍，方便员工随时查阅；在总行设立“分行之家”，为分行人员来总行办事提供方便服务；合理计划安排办公班车发车时间，方便员工两地办公；搭建票务差旅24小时服务平台，为员工提供高效、便捷的差旅服务；认真对待员工关心的热点问题，积极推动员工物业费、供暖费货币化改革，使后勤相关费用管理更加合规、规范。

    六、注重人才培养，不断加强后勤队伍建设

    人才的竞争是根本之争，没有优秀的人才，就不可能有队伍的优势和能力的优势。为了提升全行行政后勤队伍素质，近年来，我们重点做了以下几个方面的工作：一是充实优秀后勤人才队伍。我们陆续从分行和总行业务部门抽调财会、信贷、评审、法律等业务骨干充实到后勤干部队伍中，为行政后勤工作的专业化开展提供了有力的人力资源支持。二是建立专业资质认证平台。开发建立了行政后勤管理岗位资质认证培训和考核平台，编制后勤资质认证教材和题库，依靠机制约束，帮助全行行政后勤人员提高业务素质和工作水平。三是加强后勤专业学习、交流、培训。根据工作实际制定培训计划，通过专题报告、现场指导、专家讲座、岗位练兵、交流座谈等多种形式有针对性地开展与业务工作密切相关的新理论、新知识、新规则、新技能的学习培训，定期组织员工参加各类外部培训，全方位提高员工综合素质。

                                       作者单位／国家开发银行行政事务管理局