新形势下提升机关事务管理档案价值的思考

李伟旭

    当前，各级机关事务管理部门承载了机关国有资产管理、公务用车管理、机关办公用房管理、公务接待、公共机构节约能源资源等工作职能，其中公车改革、公务接待、办公用房清查等已成为全社会关注的热点。各级机关事务管理部门在完成好各项任务的同时，如何做好这些改革性、探索性任务的档案工作，履行档案记录职责，发挥档案价值，是摆在我们面前的现实课题。

    一、档案在机关事务管理工作中的价值体现

    机关事务管理工作是指对保障机关运行所需的经费、资产、服务和能源资源等进行的各项行政管理活动，是整个政府高效运转的保障。机关事务管理档案，是机关事务管理工作的全面记录，包括文字、数据、影像资料等内容。它是记录行政后勤改革进程，指导后续工作的信息基础；是制订实物定额和服务标准，体现机关运行成本的数据支撑；是加强分析核算，运行经费公开的信息来源；是制订工作措施，领导决策的参考依据；是留存历史资料，见证社会发展的重要线索。因此，做好档案工作，充分发挥其作用，深挖利用价值，将为机关事务管理工作提供强大的信息资源后盾。

    二、机关事务管理档案工作现状

    （一）职责模糊，档案管理不规范。有些机关事务管理部门存在着“档案归档案、业务归业务”的现象，办公室只重视文书、人事、会计档案，造成机关事务管理业务档案无明确的制度及要求，业务部门人员不清楚哪些为必须收集的，收集的标准是什么，业务档案的收集整理五花八门，因人而异，无法确保档案的全面性、规范性和准确性。
    （二）模式陈旧，档案利用率低。目前，机关事务管理业务档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，数字化程度不高，不利于运用信息化管理手段对档案进行编研测算等，不便于网上查阅，使用效率低。
    （三）认识不清，专业素质不足。有些业务部门的档案兼职人员，对档案工作没有清醒的认识，档案意识不强，同时专业知识匮乏，且没有机会参加档案培训，导致专业能力不足，不利于档案工作开展。

    三、提升机关事务管理档案价值的几点建议

    （一）突出职能特色，建好数据台账
    机关事务管理档案要突出管钱管物的职能特色：“算好账，少花钱，多办事，办好事”，完善数据档案，建好一本台账就尤为重要。首先，数据台账的建立完善，是机关事务管理的职责要求。机关事务管理工作中的几大基本职能，无一不涉及到各项基础档案数据的建立，例如国有资产账卡和使用档案、公务用车行驶维护记录、公共机构能源资源消耗数据、各类服务设施维护记录等，这些基本数据，保障资产完整、严格公车管理、指导工作开展，留存重要依据，是履行职能的必然要求。其次，台账的设立，将有效促进机关事务的规范管理。台账的设立使机关事务管理各项工作开展有记录，有测算，有依据，有指导，是一种专业精神的体现，将为机关事务管理部门树立良好的自身形象。最后，要做好数据档案的收集、整理，为台账的建立打好基础。要以谁主管，谁收集的原则，由各主管科室指定专人进行日常记录、搜集，数据收集要做到全面、准确、有凭证，数据归档要规范有序，便于查找。
    （二）实行科学管理，提高档案质量
    实现科学化管理，是提高档案质量的重要保障。一要完善管理机制。首先建立由“一把手”担任组长的档案工作领导小组，形成主要领导负总责，分管领导亲自抓，档案管理人员具体管，各业务科室共同努力的管理网络。二要明确制度和要求。一方面要建立健全收集、归档、利用等制度，让业务档案工作有章可循。另一方面，要结合职能特点明确重点收集内容。例如国有资产管理档案要明确资产的使用登记、权属区分、依据留存等为必要的收集内容；公车管理要重点记录油耗和维修保养情况，并进行分析测算；节能管理要重点记录分析能源资源消耗数据等。三要实行考核评价。要将机关事务管理业务科室档案人员纳入档案工作的考核评价，实行年度总结表彰，开展评优评先，以先进激励促进档案工作的规范完善，营造争先创优、典型带动的工作氛围。四要推行信息化管理手段。要注重数字化档案的收集和利用，结合政府网站信息公开功能，实行信息化管理，为数据测算和网上查阅提供便利条件，为机关事务管理工作的信息公开提供基础数据。
    （三）按需开展编研，提高利用效率
    以机关事务管理档案的利用需求为导向，全面开展编研是提高利用效率的有效手段。一是数据档案的测算分析是重点编研方向。随着社会化服务程度的提高，机关事务管理工作由单纯的提供服务向服务的监督管理方向转变，向社会购买服务与传统的由机关事务管理部门提供服务，有着质量上的提高和成本上的降低，这些趋势变化主要体现在档案数据中。数据档案的测算结果，将明确体现成本和收益的关系、分析工作趋势，查找不足之处，为决策提供有力的依据和支撑。例如，机关办公环境的绿化美化、专业设备的维修维护、物业管理、公务接待等，这些职能已逐步由社会化服务来替代，替代后的服务质量和成本投入的分析计算，需要详尽的数据档案来进行分析比较，需要测算结果来体现成效。因此，对于机关事务管理部门来说，活干了，钱花了，心里一定要有数。“有数”不仅是数据的记录，更重要的是依据测算、比较和分析的结果，解决实际问题。二是要全方位开展档案编研。档案人员要转变思维，认真选题，对档案中有参考利用价值的信息进行分析、研究、汇集、编撰，多角度、多层次、多方面开展档案编研工作。例如利用档案做好各职能范围的大事记、年鉴、总结、设备登记、工作纪实、趋势分析等内容的编研，为领导决策提供有价值的参考资料，为利用者提供所需内容，客观展示机关事务管理工作的发展历程。
    （四）加强培训交流，提高人员档案意识和业务能力
    加强档案宣传教育，强化档案工作意识，提高档案人员的综合素质，是做好档案工作的根本。一要加强系统化培训。要从实际需要出发，将机关事务管理业务科室档案管理人员纳入培训范围，系统学习档案基础业务、保密条例、信息化管理等，掌握档案工作的基本方法。二要增强实践操作能力。按照业务档案管理规范，结合机关事务管理工作特点，对机关事务档案管理中的各个环节进行示范性培训，提高档案人员的实践操作能力。三要引入动态方式。机关事务管理部门要积极争取各级档案管理部门的技术指导、要组织系统内部的横向和垂直交流，通过“请进来、走出去”的方式，让档案人员有机会学习借鉴先进的档案管理经验，找出自身薄弱环节，互动互补，不断完善。