统筹需求 规范操作政府采购助力文化遗产传承

故宫博物院

    近年来，故宫博物院在政府集中采购工作中，结合故宫博物院的业务特点，在规范采购程序的基础上，满足采购需求，让政府采购在文化遗产保护中发挥好应有作用。

    一、健全机构，归口管理采购工作。故宫博物院目前有37个部处，采购品目涉及货物（计算机、网络设备、办公家具等）、服务（物业、保安、展览、出版等）、工程（古建大修、基础设施维修、安防工程等）等多个方面。我院高度重视政府采购工作，在机构设置和规范管理上筑牢基础，实现统筹采购，应采尽采。一是设立专门采购委员会。作为我院采购工作的管理机构，采购委由各部处负责人组成，主任由分管财务的副院长担任，其他有关副院长担任副主任，院办公室负责人任秘书长。采购委负责组织召开采购工作会议，讨论和协调我院政府采购的重大事项，确保政府采购工作的顺利实施。二是成立政府采购办公室。政采办负责全院政府采购的组织实施工作，统一汇总各部处全年采购需求，统一报院审批，统一组织采购，有效避免了分散采购，确保了我院政府采购工作合法合规。具体项目组织中，我们严格执行政府集中采购规定，将纳入集采目录的项目全部委托国采中心，同时，由于一些采购项目的复杂性，我们为保证采购工作专业性，也将集采目录外的很多重要项目委托国采中心帮助采购。2015年，全院完成政府采购项目116个，委托国采中心采购的项目达70个，占总项目的60.34%，实践证明，实施效果良好。
    二、严格内控，有效防范采购风险。一是细化规定，完善采购操作管理制度。根据采购法和实施条例等法律法规，结合我院采购实际，我们对《故宫博物院采购（招标）管理规定》进行了修订，明确管理职责，细化工作流程。待财政部18号令修订后，我们还将根据新的规章要求，继续修订完善办法，确保我院政府采购工作有法可依，有章可循。二是抓好源头，严格采购预算管理。为保证预算编制与执行的准确性与规范性，从源头把好政府采购关，我院凡涉及到政府采购项目的预算必须经政府采购办审核，重点审核采购组织方式是否符合集采目录范围规定。同时，将同类型项目合并，如达到公开招标数额，则要求各部处合并组织采购。今年以来，我院所有出版、展览等项目均合并，严格按照法定方式组织实施了招标采购。三是全程参与，有效发挥纪检监察作用。每个招标采购项目必须由院纪检部门同志参加，提高评审现场的纪律性和严肃性；非集采目录项目采购，如涉及供应商或评审专家的系统抽取，也须由院纪检监察部门的同志在场方可完成。四是全程留痕，充分利用信息化手段。在内网办公系统中建立了招标系统模块，所有招标（采购）流程均在该系统中完成。系统对每个招标（采购）项目按统一规则立项编号，对招标过程中的每一环节、每个部处、每个人发表的意见进行记录留痕，同时显示修改文件所用时间，便于督促相关部门尽快完成招标文件修改工作。项目完成后，所有意见汇总导出书面文档，作为采购过程资料与招标（采购）文件共同存档，便于日后查阅与审查。借助信息技术手段，强化了所有经办人员的责任意识，降低了因人为疏漏等原因造成的风险。
    三、充分论证，合理确定采购需求。故宫博物院是木结构宫殿建筑群，也是一座特殊的博物馆，内有馆藏文物180余万件。保护古建筑和文物的安全，一直是每一代故宫人的光荣使命。同时，故宫人还肩负着非遗传承、科学研究、对外接待等重要功能和任务，这决定了我院的采购项目往往呈现出技术需求复杂，现场条件苛刻、材料要求特殊等情况，部分材料、设备市场供应极少甚至国内根本没有供应商。针对这些特殊情况，我们要求所有项目进入政府采购程序前，都要制定详细的采购技术需求及预算，在确定采购需求和选择采购方式时，需相关部门内部会商或组织专家论证，形成书面论证意见，作为采购过程档案留存。对一些超过公开招标数额但不适于招标方式采购的项目，我们要求申办部处按照有关规定积极组织专家论证，做好特殊方式采购申报工作。比如在古建筑修缮过程中，为保障高质量研究保护性的修缮，最大限度地保留历史信息，须采购优质的工程材料，如青砖、瓦件、苎麻布、金箔等。再如展览制作项目，除详细可行的施工图纸、蓝图、陈列分布图外，还要有具体材料和工艺的说明、设备型号及性能简介等，这些都需与市场参与者长时间分析、磋商、踏勘，才能确定最终实施方案。此外，还有一些文物修复科研项目需购置进口设备产品的事项，我们均会组织专家论证，出具专业意见，并请示上级部门及财政部批准采用非标方式采购。我们会继续强基础，优流程，完成好各项政府采购任务，让政府采购成为故宫文物保护和文化传播的有力保障。