机关固定资产调配管理中的问题与对策

　　固定资产的配置和管理，是业务部门正常、有序、高效运转的重要保障，资产调配作为固定资产管理的核心环节，直接影响了固定资产的管理水平。在实际工作中，特别是2016年中国人民银行总行进行了机关固定资产全面清查工作，在盘点“家底”的同时梳理业务流程，发现固定资产的调配管理环节存在一些共性问题。本文旨在探究这些共性问题背后的深层原因，总结经验，提出解决问题的合理化建议，促进资产管理工作的科学化。

　　一、机关固定资产管理调配工作现状

　　固定资产管理工作贯穿于资产由“生”到“死”的全过程，如图所示主要由4个环节组成：一是业务部门根据需求提出配置申请，二是管理部门根据预算情况和业务部门现有资产情况对需求进行审核调配，三是资产出库派发至业务部门具体使用管理，四是资产达到报废年限不能使用进入资产报废程序。

　　在调配环节，调配前资产的购置预算和采购计划需要以业务部门提交的配置计划作为依据。调配审核阶段，一是要考虑业务部门是否提交过配置计划，二是要考虑该业务部门此类资产的现实拥有数量是否超标。由此可见，配置计划、业务部门现有资产情况对于固定资产的调配十分重要。固定资产本身的特点决定了资产管理的周期长、涉及面广、手续杂。上述四个环节目前均为手工录入信息，单机不联动，导致资产调配过程中存在很多问题。

　　二、机关固定资产管理调配中的主要问题

　　（一）业务部门不重视资产配置计划，资产配置申领随意性大。

　　资产配置计划是资产管理部门编制购置预算的依据，实际资产配置过程中，配置计划的执行率高，购置预算才能精准。可控与可预期的配置需求是资产管理部门进行有效统筹调控的基础。

　　在资产配置时，会有很多预想不到、现实紧迫的配置需求，对于这部分临时性需求，为保障业务部门工作的正常运转，资产管理部门一般会预留出机动预算来予以保障。但是这种权宜之策，让业务部门潜意识中觉得资产配置计划可有可无。现实工作中，业务部门普遍缺乏计划申报观念，计划申报不认真、不准确、不统一，临时性购买需求越来越给资产管理部门整体资产配置统筹造成困难。一是难以精准编制购置资金预算，造成预算资金不足或者闲置。二是难以预估设备或者办公家具批量采购数量。一方面采购数量小不能满足业务部门的正常需求，另行采购时间长成本大，影响业务部门工作效率；另一方面采购数量多造成新购进资产库存大，产生仓储成本，一些电子类设备，更新迭代速度快，长时间不调配造成资产贬值。

　　另外，固定资产购置计划阶段，缺少联网的电子信息管理系统，业务部门资产配置计划申报周期长，业务部门配置计划变动不能与管理部门实现信息数据联动。计划工作流程全是手工处理，纸质表格申报配置计划，计划的审核也缺少科学的依据，导致在固定资产配置前预算精细化管理难。

　　（二）历史“家底”不清，资产精确调配难度大。

　　准确全面的资产清查数据是进行科学资产调配的前提，但目前总行机关资产调配基础性数据不准确，原因有如下几点：

　　一是之前各单位自行组织的资产清查往往流于形式，清查数据由资产使用部门自行掌握，缺少实地核查与外部监督。二是资产配置与清查口径不一致。以办公椅为例，资产清查的对象一般是价值2000元以上的固定资产，办公椅由于价值低所以不包括在清查范围内。而办公椅作为办公家具有明确的配置数量标准。清查与配置口径的不统一导致类似办公椅、铁皮柜等办公家具的调配无基础数据参考，造成调配管理困难。三是资产现存状态更新不及时。资产的购置、使用、报废是一个动态过程，现实状态与配置参考数据之间存在时间差，影响调配工作的准确性。“摸家底”需要耗费相当的人力与时间成本，事业单位人员编制有限，工作方式没有引入现代化科技元素是造成上述问题的重要原因。

　　（三）资产管理部门重配置、轻调剂。

　　资产清查工作中发现，资产管理部门精力主要关注在新购资产的配置，忽视闲置资产的回收再调剂，影响资产的利用效率，具体体现在：资产配置的一刀切，单一的通过部门的人数来配置设备，没有充分考虑实际业务需求，造成有的部门设备过于紧张而有的部门设备闲置；对资产配出后的使用情况缺乏跟踪，对闲置资产没有及时回收统筹。

　　(四) 固定资产管理信息化管理模式滞后。

　　目前的资产管理缺少系统的、联动的电子信息系统支持，无论业务部门提交配置计划还是资产管理部门根据配置计划综合审核配置需求的过程，大多是人工处理。资产管理部门汇总资产配置计划详单、分析配置计划可行性、采购预算的确定，所有环节缺乏全面的信息化系统来管理，由此导致数据整理效率低、难度大、易丢失，不能时时更新。部分固定资产的调配和管理环节虽然实现了电子化、信息化管理，但往往建设成了“信息孤岛”，信息联动和信息共享不及时、不全面。

　　目前的行政事业单位大都通过财务软件或电子表格等实现了对资产的账务管理，但其弊端也显而易见，就是重“财”轻“物”，重“账”轻“实”，难以完全实现账-卡-物相符。固定资产清查工作中，我们发现较多的存量数据存在账实不符、账账不符的现象，通过研究和分析，其主要原因就是各部门间缺乏统一的、系统的、联动的信息管理系统。

　　另一方面资产编号方式落后，体现在固定资产缺乏有效的身份标签，资产编号与资产本身未实现一一对应。物、账、卡手工核对工作量大、成本高、效果差，需对照单机版固定资产管理系统中的详细信息来一一定位，而且固定资产的实物变化无法跟踪、监控，无法及时反映资产状态。

　　三、加强固定资产管理调配工作的相关对策及建议

　　（一）重视规章制度的完善和落实。

　　完善的固定资产管理规章制度，是做好固定资产管理工作的基础。通过管理制度来规范资产管理中的具体操作,能够使资产调配成为一项常规化、流程化、科学化的工作。一套完善的固定资产管理制度有助于理顺清查、购置、配置、报废各环节的权责关系。而现有的制度对于这些环节缺乏有效规范，资产配置作为核心环节势必要纳入制度规则进行规范。配置计划的申报、配置的标准、调剂的标准、清查周期及范围形成规则，让资产配置工作更规范、更清晰、更公开。2016年人民银行印发了《中国人民银行总行机关固定资产实物管理办法》，在制度建设方面做了有益探索。

　　制度的生命在于执行，好的制度要认真落实才能发挥效用。一方面要做好宣传和解释工作，让需求部门对制度有认知。另一方面要落实责任制，责任到人，来解决资产配置需求填报不认真、清查流于形式等问题。

　　（二）建立“专管共享”的调配模式，提高资产利用率。

　　《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》对设备家具的配置数量有明确的上限规定，数量与需求存在紧张关系。在这种情势下，资产管理部门应该考虑如何高效管理固定资产，使其发挥最大的效能，达到资产效益最大化。

　　一方面采用回收再调剂的方式提高设备利用率平衡部门间的需求关系，减少不必要的购置和浪费。另一方面树立资产共享观念，对各个部门都有需求但使用频率不高的资产（例如激光测距仪、专业照相机等）建立专管共享模式，安排专人管理，共享使用，避免资产重复购置，提升资产精确配置水平。

　　（三）利用高科技手段提高管理水平。

　　资产管理工作主要包括固定资产的需求申请、资产配置、资产的日常管理、资产报废四个方面，这些工作存在相互独立的管理规则和程序，目前各单位虽然大多建有固定资产管理系统，但也只是在管理阶段发挥数据存储和单机查询的作用，其他阶段还需要人工完成，没有实现信息的共享互联，实际上这套管理系统成了“信息孤岛”，没有充分发挥效用，导致了固定资产管理任务日益繁重与其管理手段相对落后的矛盾。

　　因此，有必要利用数据库及计算机技术构建全新的、联动互通的固定资产管理系统。该系统能实现管理四个环节的时时数据同步更新，实现管理部门与业务部门的信息数据联动。另外，需要与固定资产管理系统对应的实物身份标签系统，特别是建立无线射频技术的RFID电子标签系统，实现科学、高效、准确的资产实物登记信息，共享实物信息的查询、汇总和分析。这种全新的、联动的固定资产管理系统将准确高效地进行信息的采集、登记、查询、提取、分析，为资产的精确调配提供技术支撑，让固定资产的管理工作变得效率更高、成本更低、数据更精准。

　　（四）引进社会力量助力资产管理。

　　一是资产调配后需要定期进行清查，为资产的配置提供更精确的基础数据，提升配置的有效性，节约成本。但这是一项周期性的工作，人力成本投入多、需要比较专业的清查人员。目前行政事业单位人员编制少，清点方式不专业，管理资产数量多，可以考虑聘请社会专业机构来支持和配合。一般而言，其清查人员受过专业培训，将使得清查工作的开展更高效。

　　二是资产调配前的资产仓储，不仅需要一定的空间，还需要有相应的保存条件。尤其对于一些办公家具，批量采购，购置后调配周期长，仓储不当容易造成木质家具吸潮涨裂发霉，铁质家具生锈变色等问题。借助社会仓储服务，储存模式更专业，管理方式更规范，有助于减少仓库损耗。同时此类办公家具，重量大、搬运难，利用社会仓储也可以解决调配运输问题。

　　作者单位/中国人民银行机关事务管理局 姚敏伟