积极推进机关智慧后勤建设 努力提升后勤服务保障能力

　　党的十九大报告提出，“增强改革创新本领，保持锐意进取的精神风貌，善于结合实际创造性推动工作，善于运用互联网技术和信息化手段开展工作”。《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》指出，“积极发挥我国互联网已经形成的比较优势，把握机遇，增强信心，加快推进‘互联网+’发展，有利于重塑创新体系、激发创新活力、培育新兴业态和创新公共服务模式”。深入贯彻落实党的十九大精神和国务院文件精神，启动实施机关智慧后勤建设，充分利用互联网技术创新机关后勤服务管理模式，以信息化推动后勤管理服务的智能化、规范化、科学化，全面提升后勤服务保障能力和水平，势在必行，时不我待。

　　一、建设机关智慧后勤的必要性

　　机关智慧后勤本质上是依托物联网、互联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术，将后勤服务管理的工作流程、服务保障、监督管理与软硬件深度融合而形成的一种新型后勤服务管理体系。这一体系集工作、生活、管理于一体，为工作团体打造了一套高精准、高效率、高保障的新型模式，能够推动机关后勤工作实现更加人性化的服务、更加科学的管理、更加高效的运转和更加全面的保障。

　　一是适应机关工作模式创新发展的需要。随着互联网技术和人工智能技术的发展，特别是移动互联网技术和移动终端的普及，一大批先进的信息技术开始成熟，比如移动支付技术、智能硬件技术、物联网技术、大数据分析技术等等。这些技术悄然改变着人们的生活，同时也无限地融入人们的工作，成为人们工作生活的重要工具和组成部分。要适应机关工作模式创新发展的需要，必须创新机关后勤信息化服务模式，建设机关智慧后勤。

　　二是创新机关后勤服务管理模式的需要。随着形势的发展和服务对象需求的提升，传统的机关后勤服务管理模式弊端日益凸显。比如，由于机关后勤服务流程缺乏统一管理标准，使得相同服务内容在不同时段的服务时效出现较大差异、服务质量层次不齐，造成后勤管理不善、服务保障不到位，严重影响和制约机关运行质量和工作效率。建设机关智慧后勤，通过将大后勤的工作生活模式转移到信息化平台上来，加快信息传播速度和范围，使得信息传达精准及时，分级管理、分级响应，公开透明、井然有序，实现从分散管理到集中统一管理，各处室和每个服务者的职能职责得以全面发挥，从而促进管理转型、提高办事效率。

　　三是提高机关后勤职工素质能力的需要。当前，科学技术迅猛发展，技术更新换代速度加快，然而，服务者素质能力滞后于科学技术发展的问题严重存在。很多机关后勤服务部门虽然更新了办公设备，但是一些职工特别是年龄较大的职工无法操作使用，逐步落后于时代的发展。建设机关智慧后勤将倒逼机关后勤服务管理系统干部职工学习先进的技术和理念，树立创新意识和变革意识，快速地“懂技术”“懂信息化”，从而整体提高机关后勤干部职工队伍的整体素质。

　　四是提升机关后勤管理科学决策能力的需要。机关后勤保障部门的服务范围十分广泛，涉及大量原材料采购调配、会议室调配、图书调配、维修调配等很多重复性调配工作。如何进行科学合理的调配，实现高效调配、公平调配、节约调配，是后勤管理的一项重要内容。建设机关智慧后勤信息系统，可以记录并积累大量的后勤服务保障数据，利用大数据分析技术来分析、总结、挖掘数据背后的规律，为机关后勤管理的科学决策提供有效支持。

　　二、机关智慧后勤建设的重点工作

　　智慧后勤的核心是利用先进、高效的信息技术推动实现简单、便捷的服务模式。为了实现这一目标，在建设机关智慧后勤的过程中，要统筹做好以下几方面工作：

　　一是抓好顶层设计。机关智慧后勤建设是机关政务信息化建设的重要组成部分，需纳入机关信息化建设的整体规划，加强顶层设计。建设机关智慧后勤不仅要理清、捋顺后勤保障部门的业务流程，还要充分调研机关核心业务部门的需求。首先，要认真总结梳理机关后勤保障部门内部的服务流程，并将其标准化；其次，要充分调研后勤保障部门的服务对象，全面了解其对于后勤服务保障的需求；最后，以科学严谨的调查结果为基础，结合本单位实际情况，明确机关智慧后勤建设的目标，划分建设阶段，明晰建设项目，成熟一个建设一个，边建边用。

　　二是建设数据分析中心。由于机关后勤服务事务十分繁琐，涉及到的数据不仅规模大而且类型多种多样，包括文字、图片、视频等，因此，有必要依托机关智慧后勤信息管理系统，建立大容量数据中心，实现对数据的统一管理。事实上，数据中心不仅仅是对机关后勤服务数据进行存储和管理，还可以充分利用大数据分析技术进行分析，总结、挖掘出后勤管理过程中的一般性规律，为后勤管理的决策提供支持。

　　三是构建动态调整体系。机关智慧后勤建设要充分体现方便用户、提高工作效能、提升管理与服务水平等建设目的，需要建立动态的需求和评价调整体系。一方面，在机关智慧后勤建设的过程中，不断了解服务提供者、服务使用者以及管理者的新需求，对机关智慧后勤建设项目进行重新定位、规划；另一方面，定期对已实施的机关智慧后勤建设项目进行动态测量、评价和控制，与建设前进行对比，对于能更好服务于核心业务的项目，要大力推进、推广和复制，对于满意度低、未达到预期效果的项目，要及时做出调整。

　　三、教育部机关智慧后勤建设进展情况

　　2017年5月，国家机关事务管理局下达“机关智慧后勤建设”课题研究任务。教育部机关服务中心以课题研究为引领，立即组织开展为期4个月的先期调研工作，在此基础上遴选确定北京交通大学研究团队于2017年9月正式启动机关智慧后勤项目建设工作，2018年4月基本建成管理信息系统，在试运行并调整完善后，8月在部机关正式上线运行。推进项目建设的主要做法是：

　　一是问题导向充分调研。同兄弟部委类似，经过长期的发展和改革，教育部机关后勤形成了自身的优势和特色，但也存在资源配置不科学、管理水平效率不高、服务不到位等问题。主要表现在：机关后勤职能分散、大而不强、全而不精，不利于机关后勤的整体发展；机关后勤管理方式单一，相关服务项目程序繁琐、管理落后；后勤职工总体年龄偏大、学历较低，工作中学习新知识、新技能的动力不足、积极性不高；决策体系和考评体系不完善、不科学，缺少数据支撑，主观因素较多。针对上述问题，组成调研组分赴浙江大学、苏州大学、北京中医药大学和陕西师范大学等单位就智慧校园建设尤其是运用信息化手段推进后勤管理服务的情况开展专题调研，梳理明确教育部机关智慧后勤建设工作思路。

　　二是立足实际科学规划。立足当下、着眼未来，形成科学合理、切实可行的建设规划。主要内容包括：按照“总体规划、分步实施，先易后难、先有后优”的原则，通过“一个中心、两个平台、五个体系”，分步完成机关智慧后勤项目建设。一个中心是指建立一个统一的基础数据中心，实现后勤各系统数据在同一平台上的共享，以便于后续大数据分析。两个平台是指基于台式计算机、服务器等固定终端建立的机关综合服务系统平台，基于手机、平板电脑等移动互联终端建立的移动APP服务平台。五个体系是指涵盖行政辅助、事务性工作、职工衣食住行等多个方面的服务保障体系；以服务体验为主要指标的监督考评体系；以日常服务信息发布及服务流程、服务说明为内容的信息通告体系；以服务流程再造升级、刚性规则和标准固化为内容的管理创新体系；以大数据分析为支撑的决策服务体系。

　　三是遵循原则分期实施。分三期进行建设。一期重点建设机关智慧后勤基础数据中心和高频智慧后勤APP平台，包括办公用品采购系统、会议管理系统、餐饮管理系统、图书资料阅览系统、物业管理服务系统、医疗健康管理系统、生活服务系统、来访预约系统等。二期建设主要是在第一期建设内容基础上，建立票务订购系统、车辆服务系统、文件印制管理系统、机要文件收发系统、停车引导系统等。三期规划建设内容包括户籍管理系统、固定资产管理系统、职工工资福利（工资、养老保险、住房公积金、职业年金）结算系统、差旅费核报、医疗费代管、机关行政事业费结算管理系统等，并建立大数据分析平台，以大数据技术为支撑建立决策服务体系。目前，教育部机关智慧后勤项目建设稳步推进，一期建设任务已经完成，并在部机关正式上线运行，部机关干部职工全员（包括在机关大院办公直属单位人员及借调人员）注册上线，总体反映良好。

　　四、需要关注的几个问题

　　一是必须加强前期调研。要结合本单位实际，认真组织开展调研工作，吸收借鉴其他单位好的经验做法，以避免费时费力走弯路。

　　二是遵守信息化建设相关法规。机关智慧后勤系统作为一个信息管理系统，安全性是第一位的，其开发、建设和运行维护等必须纳入机关政务信息化建设，必须遵守国家相关法律法规，并建立完善相应的管理制度。

　　三是积极争取相关部门支持。机关智慧后勤建设相关服务项目涉及部机关人事、财务、信息系统管理等部门的业务职能，项目建设经费也需要筹措，因此必须加强沟通协调，争取相关部门的大力支持。

　　作者/教育部机关服务局局长 葛振江