机关事务标准化监督管理与实效评估

　　文/张永杰 余红伟 秦瑞荣

　　机关事务标准化在机关运行保障中发挥着重要的规范、调节、约束、控制功能，是促进机关事务高质量发展的有效手段。机关事务标准化监督管理与实效评估是机关事务标准化工作的重要组成部分，是推动实现机关事务标准体系持续优化与高效运行、标准科学适用与有效实施的重要保障。

　　本文坚持需求牵引、目标导向，梳理了机关事务标准实施中监督管理与效果反馈的流程，尝试提出一种相对可行的标准实施效果评估方法，并从实际操作层面界定了相关部门的职责分工，力图在理论和实践上提升机关事务标准化建设的成效。

　　机关事务标准化的监督管理和效果评估工作可以引入管理学中质量管理的思想，即利用PDCA循环将其划分为计划制定、方法设计、评估实施、结果处理4个阶段。

　　机关事务标准化的监督管理和效果评估工作，应以解决标准实施过程中遇到的实际问题、提升标准的普适性与可操作性、强化部门职责和管理效能为目标，将各阶段任务与部门职责、实施问题挂钩，建立起一一对应的关系。

　　机关事务标准化监督管理与实效评估方法

　　构建标准化监督管理与实效评估指标体系。基于对机关事务标准实施过程的研究，将机关事务标准化监督管理与实效评估过程分为标准筛选、实施准备、宣贯培训、实施控制、监督检查、评估改进6个步骤，建立对应的指标体系。

　　标准筛选：以机关事务标准体系为基础，筛选适用于机关事务的通用基础标准、内部运行管理标准、经费管理标准、资产管理标准、服务管理标准、节能管理标准，形成待实施标准目录。

　　实施准备：制定机关事务工作标准实施计划，从组织、人员、物资等方面进行准备，并根据标准实施的特点及难易程度编制对应的作业指导书或操作规程。

　　宣贯培训：对相关工作人员开展宣传动员、集中培训，确保他们熟知标准内容，掌握标准实施重点。

　　实施控制：明确标准实施内容及步骤，完整规范记录标准实施过程，并将各环节形成的数据资料及时归档。

　　监督检查：编制计划，组建监督检查机构，选派人员开展标准实施检查工作，及时发现实施过程中遇到的矛盾问题。

　　评估改进：制定评估改进方案，对标准的适用性和实施效果进行评估，提出问题处理意见和改进建议。

　　确定评估指标权重。权重是一种被普遍采用的衡量指标相对重要程度的方法，各指标权重代表了其在整个指标体系所占的相对重要程度。当前各项评估方法中，层次分析法（AHP）是一种常见而有效的将指标作用的定性评估转化为定量权重值的方法。以层次分析法进行指标权重核算的方法。本文以层次分析法作为机关事务标准实施评估的手段，通过构建判断矩阵计算矩阵单层子集权重，在其通过一致性检验的基础上计算总层子集权重，并进行一致性检验，最后确定各个指标权重。

　　确定指标评估因子。权重刻画了总体指标对评估结果影响的大小，对单个指标的评估，需要根据指标的作用机理，确定相应的评估因子。根据机关事务评估指标的作用机理，评估因子可以分为完整性、准确性、协调性、时效性、有效性、可行性、明确性、全面性、完成率等（表1）。其中，完成率由各项工作进度数据得出，其他评估因子按其符合性的程度不同，以0-1之间的数值核算（图3）。对于具有2个评估因子的评估指标，其评估因子的数值，根据2个评估因子的得分情况综合判断得出。

　　评估结果计算。评估结果是将权重值和指标分值累加计算得出的。若以p表示各指标权重值，q表示各评估因子值，i表示各评估指标的序号，n表示指标总数，S表示最终的评估结果。

　　机关事务标准化监督管理与实效评估的目的，不是得出具体的评估分值，而是通过系统梳理标准实施的全过程，查找影响标准实施效果的关键环节及问题，进而提出解决方案，及时采取改进措施，最终实现标准质量和实施效果的全面提升。

　　机关事务标准化监督管理与实效评估的部门分工

　　在建立起评估方法的基础上，如何指导各级各部门顺利开展监督评估活动，是关系到机关事务标准化建设工作最终成效的关键所在。部门之间应分清职责，加强合作，有效保障监督管理和评估工作的推动实施。

　　在划分部门职责之前，要清晰认知机关事务标准化监督评估过程中各相关方是如何参与标准监管与评估的。根据相关性原则，一般可将部门划分为标准管理部门、标准制定部门、标准使用（实施）部门。标准管理部门负责制定需评估标准的清单目录，确定评估实施的组织机构，将评估方法转化为标准使用（实施）部门可操作的模板等工作；标准制定部门负责整理标准实施过程中各级各部门反馈的意见与建议，调整标准内容，使之更贴合现实；标准使用（实施）部门负责监督评估工作的具体开展，诸如确定待评估的标准，设计评估问卷，将实际使用（实施）中出现的问题反馈给标准管理与标准制定部门，以推动标准管理部门改进标准评估方法，标准制定部门调整标准内容，持续提升标准监管评估工作质量。

　　在推进机关事务标准化监督管理、反馈评估的过程中，各部门要厘清职责分工，加强合作，在整体思维下推动监管评估工作，发挥好标准在推动机关事务服务保障能力建设中的基础性、引领性作用，推动机关事务标准体系全面落地。

　　机关事务标准化监督管理与实效评估建议

　　强化标准意识，夯实人才队伍根基。将强化标准意识、提高标准素质、提升标准化工作能力放在更加重要的位置，持续加大标准化人才的教育培训力度，广泛开展标准化基础知识培训，将“要我标准”转变成为“我要标准”，从被动迎合到主动改变，让标准成为习惯，使习惯符合标准，打造一支专业化、高水平的机关事务标准化人才队伍，筑牢标准落地实施与监督评估的基础。要提高系统内干部职工对标准化工作的认识，让他们掌握本岗位适用的管理标准、服务标准和规章制度，将标准化工作程序内固于心、外化于行，在日常业务活动的每一个环节严格遵照执行，做标准事、干标准活。

　　注重标准实施，改进监督管理方式。机关事务标准化监督管理与实效评估能力的强弱，与一个单位或部门标准实施的有效性成正相关，标准既要“能用”，更要“管用”“好用”。要持续优化机关事务标准体系，将其转化为可实现、易操作的指导方案与文件。积极研究编制专业岗位手册、岗位操作手册、体系运行管理手册，指导工作人员按照标准开展工作。重视对标准实施情况的认定与追踪，依据“自上而下逐级分解实施、逐级监督评估，自下而上逐级反馈建议、逐级改进提升”的原则建立标准监督评估机制，跟踪标准化建设进展及各单位标准化监督管理与实效评估情况。

　　加大奖惩力度，把标准实施评估纳入绩效考核体系，引导工作人员在实施标准过程中自觉对标准的适用性有效性进行分析评估。加强信息手段助推，通过信息化平台逐级反馈发现的问题及改进办法，形成标准持续评估改进的良性循环，落实标准化监督管理与实效评估的正向反馈机制，促进机关事务标准化质量效益不断提升。

　　（作者单位：山西省直属机关事务管理局）