“数字乌山”，赋能机关事务精细化管理

　　文/福州市机关事务管理局

 

　　作为全国数字经济高地，福州市在数字机关建设方面先行先试，福州市机关事务管理局紧跟步伐，建设了福州市数字化机关事务系统，因福州市委、市政府办公所在地为“乌山大院”，将其命名为“数字乌山”。该系统具有600余项功能，几乎涵盖机关事务管理全要素，它强大的数字化基础设施和先进智能的运行管理模式为福州机关事务工作作出了重要贡献。

　　管理局领导高度重视“数字乌山”项目建设，主要负责同志担任项目建设领导小组组长，抽调各处室骨干成立专项工作小组，多次召开专题协调会议，要求梳理业务清单，规范业务流程，向“数字乌山”提需求、要技术，不断充实建设内容。

　　2019年5月，“数字乌山”亮相第二届“数字中国”峰会，得到业内知名专家学者以及多地领导的高度评价。11月，“数字乌山”项目入选中国第二十一届高交会，助力福州市荣获“2019中国领军智慧城市”奖。年底，福州市领导在全市年度工作汇报会上点赞“数字乌山”，认为该系统的应用提升了机关园区管理水平，为大院干部职工办公生活提供了精细化保障。

 

　　机关事务管理要跟上数字经济快速发展的节奏，需要通过先进的数字化技术对传统工作模式赋能。

　　“数字乌山”以建设“全要素一张网、全市一张网”为目标，打造“1+8+N”创新模式——实现“1个规划、8个业务模块、N个创新应用”，明确“先总体后局部、先系统后模块、先规划后实施”的建设原则，依照系统工程方法论“自顶向下设计，自底向上实施”，构建了安防管理、消防管理、后勤管理、资产管理、能耗管理、物业管理、车辆管理、楼宇管理8个业务模块，形成具有高度前瞻性的架构。

　　开发团队借鉴其他城市在机关事务信息化建设方面的先进做法，结合单位内部各业务处室基础数据相对完善的实际，提出了“数字化+标准化”同步进行的建设方案。“标准化”指以项目成果“实用、管用、好用”为标准，对后勤服务保障的具体工作标准进行简化、量化和固化，解决谁来做、做什么、怎么做、做到什么程度、结果如何等问题，让服务流程更加清晰、考核指标更加量化。“数字化”是对标准化建设成果的运用，即通过运用数据资源和信息化手段，整合服务管理资源，以横向打通既有系统为目标，为服务对象提供方便快捷的服务保障，节省人力、物力，减少资源消耗，避免重复建设、调头返工、倾斜偏废等问题。

　　无论是城市还是园区，彻底的数字化改造是实现智慧化应用的前提。“数字乌山”项目建设的第一阶段，就把整个大院的数字化一张图摆在首要位置。

　　数字化一张图，即就整个园区创建一个三维可视化的虚拟场景，把园区内需要掌握的信息图层全部叠加其中，尽可能在电脑中还原整个园区的管理现状，形成数字沙盘。

　　这张图不仅包含建筑、管线等静态元素，还包括大量动态信息，大大增强了对园区实时运转状态的感知能力。动态信息由遍布园区的1300多个传感器采集的数据构成，包括视频监控、周界安防、温湿度传感、环境参数、水位、可燃气体、井盖、车位、巡更、远传水表和电表、智能化消防设施等，数据实时传入相关的数据库进行分析，一旦出现超过标准的异常情况，系统自动报警。

　　“数字乌山”还将数字孪生技术应用于园区数字化建设工程中，形成了园区的虚拟化数据底座，可以方便地构建各个领域的应用软件，一体化共享数据，彻底打破各系统之间的壁垒，构建园区建设数字化一张图。

　　将近4500名干部职工和约3700辆车辆的信息数据录入自动道闸和人员验证系统，通过刷脸或扫描车牌便可出入。人脸识别系统让干部职工可以刷脸就餐。访客依托“数字乌山”输入相关信息，凭借手机短信便可自助过检。新冠肺炎疫情防控期间，系统实现了进出车辆、人员来源可查、目的可查和轨迹可查，更好助力机关大院的疫情防控工作。

　　大院食堂改造期间，“数字乌山”推出在线订餐功能，实行“线上提前预定，后方精准采购，中央厨房集中生产，线下多点配送”的套餐保障方式，确保科学点餐、精准供给。

　　“数字乌山”运行良好，平均每月在线访客邀请约520人、物业报修约35单、刷脸消费约12600次、在线充值约48000元、刷脸进入大院6500人次、车辆识别准确率达97.5％以上。

 

　　管理局对机关后勤管理服务的数字化建设内容进行细分，使得系统覆盖了机关事务管理的全业务要素，可概括为“四数”“三全”。

　　“四数”，一是数字化安防管理。整合汇总周界、消防、车辆、人员等系统的数据信息，结合并集成了人脸、行为识别等智能算法，自动生成目标活动轨迹，实现事前预警、事后追溯。二是数字化能耗管理。通过1300余个传感器将大院内设备设施运行情况汇聚到监控中心，建设机关大院能耗感知物联网，对院内单位用能趋势形成预测，寻找能耗高点，形成数字化节能管理模式。三是数字化资产管理。通过精细三维建模，用配色区分资产使用情况，用图层剖析内部管线，实现对资产的智能调配、修缮。通过前期专业勘测，加装智能传感器，集成地下管线一张网、室内室外一张图，在虚拟场景中直观测量和监控机关大院内隐蔽工程设施，以数字化手段实现对隐蔽工程的智能集成管控。四是数字化后勤服务。使用人脸智能消费系统，移动端为干部职工提供“指尖上”的后勤微服务，把与日常生活办公紧密相联的需求功能带入机关园区。

　　“三全”，一是全要素设计。“数字乌山”覆盖机关事务管理全业务要素，建设机关事务管理一张图，使之成为一个有机整体。二是全方位感知。通过物联网技术和遍布机关大院的传感器，全面感知园区内发生的一切，形成数字化信息采集和量化管理。三是全系统集成。项目在充分保护机关大院早期基础资源的前提下，全面利用既有系统的数据资源，实现新旧系统兼容集成。

　　随着“数字乌山”一期项目建设的逐步开展，为新时代机关事务管理服务的发展方向提供了更多思考，与实际管理需求的结合将更加紧密。

　　CIM/BIM技术赋能办公用房管理。福州市办公用房管理范围大、点位多，需要打造数据可视、可查、可联、可调、可监督、可预警的房管业务管理系统。在严格遵守办公用房规章制度的基础上，“数字乌山”可实现对全市办公用房的一张网管理。

　　智能算法赋能公务用车管理。福州市车务中心通过省公车平台对市直公务车辆进行调度，可利用“数字乌山”建立公务车辆自动调度分系统，开放驾驶员抢单功能，降低调度成本，提高驾驶员的工作积极性。

　　互联网运营模型赋能后勤服务。“数字乌山”将社会互联网服务模式引入到机关后勤服务工作中，包含中央厨房、点单配送、网络补贴充值等。计划通过“网上商超”服务模式解决大院内售卖点面积小、采购品种少、消费渠道不完善等问题，并结合人脸识别系统，提升干部职工消费体验。

 

　　管理局借力“数字乌山”建设，持续挖掘数字化应用潜力，向科技要能力、要服务。不断完善办事流程，制定简便易行的数字化评价标准和评价方法，构建务实管用的业务信息化标准。

　　借助“数字乌山”微信服务号实现服务高效化，不断丰富功能，用数字化手段促进管理模式变革，增强干部职工获得感和满意度，助推机关事务管理质的飞跃。

　　总结“数字乌山”建设经验，梳理全市其他集中办公区后勤管理服务保障方面的痛点和难点，进一步推进综合管理服务数字化信息平台建设。在不同集中办公区，通过数据联动、共享和信息公开等方式实现“横向到边、纵向到底、立体式、全覆盖”的管理。